Les meilleurs outils collaboratifs du freelance7 minutes de lecture

Être freelance, c’est souvent devoir travailler à distance avec ses clients et/ou d’autres freelances. L’âge du mail comme mode de communication principal est bel et bien révolu, mais parmi l’offre pléthorique, quels sont les outils les plus utiles, efficaces et intuitifs pour bien travailler ensemble ? Entre poids lourds et petits nouveaux, Amédée vous présente sa sélection.

Ceux qu’on ne présente plus

Ils sont incontournables, mais c’est pour une bonne raison. Lancée en février 2014, la plateforme de communication collaborative Slack est peut-être la plus utilisée par les équipes dans le monde. C’est essentiellement une messagerie avec de multiples canaux de discussion, qui facilite le suivi de chaque projet et sur laquelle il est possible de partager des documents et de plugger d’autres applications, comme Dropbox, Google Drive ou Trello. En tant que freelance, on utilise le plus souvent Slack en rejoignant une team déjà constituée par son client — ce qui peut vouloir dire qu’on doit jongler entre un certain nombre de teams. Pour y remédier, au printemps 2018, Slack a lancé ses Shared Channels : pour $7 par mois, un freelance peut désormais constituer son propre espace de travail et inviter chacun de ses clients à rejoindre une chaîne dédiée.

Autre poids lourd du travail collaboratif en ligne, Trello, avec son design peu sexy mais très efficace, s’avère indispensable pour gérer des projets de longue haleine ou avec une multitude de composants. Trello est un tableau dans lequel vous pouvez créer et déplacer des cartes, ce qui permet à tout le monde de suivre l’avancement du projet sans s’envoyer de mails (ni même de messages sur Slack !). C’est ce qu’on appelle un “Kanban board”, utilisé aussi par d’autres applications. Par exemple, la carte correspondant à cet article passe successivement de la colonne “Propositions de sujets” à “Article en rédaction” à “Article prêt pour relecture”, une fois que je l’ai mis dans le back office. Les cartes peuvent être attribuées à un ou plusieurs membres de l’équipe, être dotées d’une deadline, de tags, augmentées de pièces jointes, etc. Le seul bémol de Trello, c’est que les clients corporate n’en sont souvent pas familiers, et c’est souvent au freelance de le mettre en place et de “former” ses clients à son utilisation — quand ils sont d’accord pour s’en servir.

Ici, ajoutons quand même une mention à Google Drive, qui est intégrable à Slack comme à Trello et qui, pour le partage de textes tout du moins, reste imbattable. Avec la même réserve que certains clients vous feront toujours part de leurs commentaires en vous renvoyant votre texte annoté par mail, avec un document Word en pièce jointe.

Les tout-en-un

Pour des projets ambitieux et/ou de long terme, il peut être pertinent d’utiliser des outils bien plus intégrés. L’un des plus connus est Asana, co-fondé par le co-fondateur de Facebook Dustin Moskovitz. Là aussi, on a un tableau Kanban, mais aussi un calendrier, une messagerie, une timeline visuelle très pratique, un outil de suivi en direct de la progression de chaque tâche, une intégration avec plus d’une centaine d’apps, etc.

La solution Freedcamp a aussi un certain nombre d’atouts pour elle : elle réunit au même endroit listes de tâches, tableau Kanban, calendrier, Wiki (toutes les ressources nécessaires à l’équipe ou au projet), messagerie instantanée… et y ajoute des services comme la facturation, un CRM ou l’intégration d’autres applications. Cerise sur le gâteau, les fonctionnalités de base sont toutes gratuites.

Pour se voir et se parler

Pour se parler en vrai et à distance, il y a le bon vieux conf call, et puis il y a des installations ubuesques, comme cette sorte de “Skype d’entreprise sans le son” auquel j’ai un jour été confrontée avec une potentielle cliente : on se voyait en vidéo, mais il fallait tout de même s’appeler au téléphone pour pouvoir s’entendre — le service était conçu comme ça. Avec la fin annoncée de Google Hangouts pour 2020, les équipes pourraient migrer vers Skype, ou alors vers des outils qui sont vraiment faits pour ça. Mentionnons appear.in, une plateforme qui fonctionne sans profils utilisateur et sans devoir télécharger de logiciel : chaque meeting a son URL permanente, qu’il suffit de visiter pour rejoindre le call. Appear.in est gratuit jusqu’à 4 participants (12 pour la version PRO, conçue pour les freelances), et permet de partager son écran. Plus complet mais aussi davantage pensé pour les entreprises, Zoom us est vraiment conçu pour le travail d’équipe, avec des fonctionnalités comme la prise de notes automatique, la possibilité de voter et de participer à des sondages, une messagerie intégrée, le partage vidéo et audio, etc.

Pour s’y retrouver

Il existe des dizaines d’autres outils collaboratifs, et les listes et classements pour vous aider à faire votre choix pullulent. Ceux-ci sont ceux auxquels nous sommes le plus souvent confrontés, et qui ont fait leurs preuves. Un dernier conseil si cette multiplication d’outils vous fait paniquer : téléchargez Station. C’est une app de bureau qui vous permet de tout centraliser au même endroit. Vraiment tout : les outils mentionnés dans cet article, et puis aussi Medium ou WordPress, votre compte en banque N26, Qonto ou Stripe, votre app de prise de notes comme Evernote, et même Whatsapp ou Telegram. Plus besoin d’ouvrir plusieurs app et un nombre incalculable d’onglets dans votre navigateur : tout est là, et ça, ça facilite aussi le travail collaboratif.

Philothée Gaymard
Journaliste indépendante

Je suis journaliste et rédactrice freelance depuis tout début 2015, après quatre ans passés chez Usbek & Rica. J’écris sur le genre, l’innovation, le développement durable et parfois un mélange de tout ça.

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