Bien gérer sa facturation en freelance7 minutes de lecture

La facturation, pour un freelance, c’est le nerf de la guerre. A priori, même si tu as choisi ton métier par passion, tu bosses pour de l’argent. Une bonne gestion de ta facturation te permettra de t’assurer des revenus réguliers et te facilitera la vie avec l’administration française.

LES INFORMATIONS A CONNAITRE POUR BIEN FACTURER

Les types de facture

Il existe plusieurs modes de facturation en fonction du service vendu.

Si par ton métier, tu remets des livrables à ton client, tu vas proposer une facturation fondée sur les dates de remise de ceux-ci. Pour les projets au long cours, tu peux proposer un échéancier sur l’avancement du livrable.

Si tu travailles au temps passé, tu appliqueras une facturation périodique (semaine, mois, trimestre, à toi de choisir avec tes clients le plus pertinent).

Si tu vends des produits ou des services one shot, la facturation par commande sera privilégiée.

Tu peux également facturer une partie de la mission avant le début de celle-ci, dès la validation de ton offre. Ce qui permet :

De faire rentrer de l’argent rapidement
De te rassurer quant au sérieux de ton client
D’engager ton client dans le partenariat.

Enfin, La facture de solde, comme son nom l’indique, solde le projet. C’est la dernière facture à être émise. En additionnant les montants de toutes les factures, il faut idéalement arriver au montant prévu dans le/les devis sauf dans le cas d’une facturation au temps réel travaillé.

Pense à faire figurer tes conditions de facturation dans ton contrat ou ton devis.

Les mentions légales & autres obligations

Attention, les factures sont soumises à plusieurs règles. Ne pas s’y soumettre, c’est s’exposer à des sanctions (& de grosses galères administratives ! )

  • Les factures doivent être numérotées et se suivre. Impossible de passer de la n° 19-001 à la 19-003. Si la 19-002 ne sera pas payée (ou comporte des erreurs), il faudra faire un avoir (numéroté également) et non pas annuler la facture.
  • La date de la facture, celle de la vente ou de la fin de la prestation.
  • La TVA doit également être indiquée % et montant + montant HT + montant TTC. Si tu es micro-entrepreneur et sous la barre des 33 200€ de chiffre d’affaires, indique le montant HT et ajoute la mention : « TVA non applicable, art. 293B du CGI »
  • À faire figurer également : l’identité de ton client et les éléments d’identification de ton entreprise (numéro d’immatriculation auprès du greffe, siège social, statut juridique + numéro d’identification TVA si nécessaire)
  • Le détail de la prestation ou la référence au devis correspondant
  • L’échéance de paiement, le taux de pénalités de retard et la mention de l’indemnité forfaitaire

Attention !

Dès le 1er € au-dessus du seuil, tu devras déclarer la TVA et l’indiquer sur tes factures.

Suis de près ta facturation car toutes les factures faites après le dépassement du seuil ne faisant pas apparaître la TVA devront être refaites (cf. point n° 1 sur les avoirs & la galère que ça peut engendrer)

Les conditions de paiement

Les conditions de paiement regroupent : les moyens de paiement et les délais de paiement accordés au client. Elles doivent faire partie intégrante de la négociation commerciale, de mauvaises conditions de paiement peuvent peser lourd dans ta tréso. Il vaut mieux s’accorder en début de relation, pendant la honey moon avec ton client plutôt qu’au moment de facturer où les moyens de pression sont réduits et les enjeux financiers plus grands.

Il existe plusieurs modes de paiement inter-entreprises. Amédée te recommande le virement, plus sûr, plus simple, plus rapide et ton client est comme toi, il aime quand c’est simple et rapide (dans le cas contraire, demande-toi pourquoi).

Pour les délais de paiement, l’idéal est de demander à être payé à date de réception de facture. Ainsi, tu n’as pas à patienter 30 jours ou plus avant de toucher ton argent ou en tout cas de pouvoir le réclamer. Ce n’est pas parce que tu n’accordes pas de délais de paiement à ton client que tu dois lui envoyer les huissiers le lendemain de l’envoi de la facture. Tout est une histoire de confiance mais en cas de problème, tu peux bouger vite.

LE RECOUVREMENT

Ton client tarde à te payer ? Voici les actions à mettre en place :

– Rapidement, appel ton client pour lui demander le statut de la facture de son côté. Ce n’est peut-être qu’un oubli ou un problème bloquant la facture.

– Double l’appel d’un e-mail récapitulatif.

– Tu peux relancer par e-mail si cet échange n’est pas suivi d’effet.

– Si malgré tes relances, tu n’es pas payé et/ou ton client fait la sourde oreille, envoi une mise en demeure de payer par lettre recommandée avec accusée de réception (garde précieusement une copie du courrier et le récépissé signé)

– Tu peux aussi faire appel à une société qui, moyennant un pourcentage du montant de la dette, se charge du recouvrement.

– Ça ne suffit pas ? Envoi une injonction de payer, c’est une procédure simple & peu coûteuse (frais de 35,21€ pour un dépôt au tribunal de commerce) qui gagne à être connue.

– Ton client ne paie toujours pas et la somme est conséquente ? Il te reste la possibilité de faire appel à un avocat en droit des affaires. Si tu n’en connais pas, Captain Contrat ou Callalawyer peuvent te mettre en relation. Tourne-toi également vers ton assureur, certains prévoient une aide sur les impayés. Chez Wemind par exemple c’est compris dans la protection juridique dès que tu souscris un RC pro.

LES TIPS D’AMEDEE

Le paragraphe précédent t’a donné des sueurs froides ? Amédée te livre ses astuces pour ne pas en arriver là !

1er astuce : prépare le terrain

Bien en amont de la facturation (surtout si tu es amené à travailler avec de grandes entreprises) renseigne-toi sur :

– Les attendus administratifs: libellé, référence, n° de bon de commande, entité facturée, adresse, envoi postal ou électronique,  etc.

– Le circuit de validation des factures : à qui les envoyer & qui contacter en cas de retard. (noms, téléphone, adresse mail et postale)

2e astuce : couvre tes arrières !

Ne débute pas une mission sans un contrat bien ficelé rappelant le contenu de la mission, le prix, les conditions de facturation et les pénalités en cas de retard de paiement. Tu peux te faire aider par un avocat ou par un prestataire comme Captain Contrat pour le modèle. Surtout mets tout par écrit et conserve tout précieusement (contrat, devis, fiche de mission, échanges d’e-mails, factures, relances, courrier, etc.)

3e astuce : assure le suivi de tes factures

Prépare un tableau de facturation ou utilise un outil de gestion (tu ne sais lequel choisir, tu trouveras peut-être ton bonheur ici) où sera indiqué : la date de facture, sa date d’envoi, sa date d’échéance et la date de paiement. Tu peux te mettre des rappels aux dates d’échéance des factures.

4e  astuce : facilite la vie de ton client

Mets ton RIB et ton 06 directement sur ta facture, Bertrand à la compta te remerciera.

Photo de couverture : David Carboni

Rachel Pierre
Office manager freelance

Office manager freelance, j’accompagne mes clients dans le développement de leurs projets en optimisant l’organisation de leur entreprise. Curieuse, j’aime la découverte, le partage & me lancer de nouveaux défis.

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