Bien gérer sa facturation en freelance7 minutes de lecture

Se faire payer ses factures, pour un freelance, c’est la base. A priori, même si tu as choisi ton métier par passion, tu bosses pour de l’argent. Une bonne gestion de ta facturation te permettra de t’assurer des revenus réguliers et te facilitera la vie avec l’administration fiscale française.

LES INFORMATIONS A CONNAITRE POUR BIEN FACTURER

Les types de facture

Il existe plusieurs modes de facturation en fonction du service vendu.

  • Si par ton métier, tu remets des livrables à ton client, tu vas proposer une facturation fondée sur les dates de remise de ceux-ci. Pour les projets au long cours, tu peux proposer un échéancier sur l’avancement du livrable.
  • Si tu travailles au temps passé sur chaque prestation de service, tu appliqueras une facturation périodique (semaine, mois, trimestre, à toi de choisir avec tes clients ce qui est le plus pertinent).
  • Si tu vends des produits ou des services one shot, la facturation par commande sera privilégiée.

Tu peux également facturer une partie de la mission avant le début de celle-ci. Dès la validation de ton offre, ton client te remettra alors un acompte. Ce qui permet :

  • De faire rentrer de l’argent rapidement ; 
  • De te rassurer quant au sérieux de ton client ; 
  • D’engager ton client dans le partenariat.

Enfin, la facture de solde, comme son nom l’indique, solde le projet. C’est la dernière facture à être émise. En additionnant les montants de toutes tes factures en freelance, il faut idéalement arriver au montant prévu dans le/les devis, sauf dans le cas d’une facturation au temps réel travaillé.

Pense à faire figurer tes conditions de facturation dans ton contrat ou ton devis.

Les mentions légales & autres obligations

Attention, les factures sont soumises à plusieurs règles et mentions obligatoires. Ne pas s’y soumettre, c’est s’exposer à des sanctions (& de grosses galères administratives ! )

  • Les factures doivent être numérotées et suivre une séquence chronologique. Impossible de passer de la n° 19-001 à la 19-003. Si la 19-002 n’est pas payée (ou comporte des erreurs), il faudra faire un avoir (numéroté également) et non pas annuler la facture. Pour ne pas te tromper dans la numérotation, on te conseille d’utiliser un logiciel de facturation pour freelance. 
  • La date d’émission de la facture, celle de la vente ou de la fin de la prestation.
  • Le taux de TVA doit également être indiqué, ainsi que son montant, le montant total HT + TTC. Si tu es micro-entrepreneur et sous la barre des 34 400€ de chiffre d’affaires, indique le montant HT et ajoute la mention : « TVA non applicable, art. 293B du CGI ». 
  • Le nom du client et son adresse. 
  • Les éléments d’identification de ton entreprise (numéro d’immatriculation auprès du greffe, siège social, statut juridique + numéro de TVA intracommunautaire si nécessaire).
  • Le détail de la prestation ou la référence au devis correspondant.
  • L’échéance de paiement, le taux de pénalités de retard et la mention de l’indemnité forfaitaire.

Attention !

Dès le 1er € au-dessus du seuil, tu devras déclarer la taxe sur la valeur ajoutée et l’indiquer sur tes factures de freelance.

Suis de près ta facturation, car toutes les factures faites après le dépassement du seuil ne faisant pas apparaître la TVA devront être refaites (cf. point n° 1 sur les avoirs & la galère que ça peut engendrer).

Les conditions de paiement

Les conditions de paiement regroupent : les moyens de paiement et les délais de paiement accordés au client. Elles doivent faire partie intégrante de la négociation commerciale, de mauvaises conditions de paiement peuvent peser lourd dans ta tréso. Il vaut mieux s’accorder en début de relation, pendant la honey moon avec ton client plutôt qu’au moment de facturer où les moyens de pression sont réduits et les enjeux financiers plus grands.

Il existe plusieurs modes de paiement inter-entreprises. Amédée te recommande le virement, plus sûr, plus simple, plus rapide et ton client est comme toi, il aime quand c’est simple et rapide (dans le cas contraire, demande-toi pourquoi).

Pour les délais de paiement, l’idéal est de demander à être payé à date de réception de facture. Ainsi, tu n’as pas à patienter 30 jours ou plus avant de toucher ton argent ou en tout cas de pouvoir le réclamer. Ce n’est pas parce que tu n’accordes pas de délais de paiement à ton client que tu dois lui envoyer les huissiers le lendemain de l’envoi de la facture. Tout est une histoire de confiance mais en cas de problème, tu peux bouger vite.

LE RECOUVREMENT DES FACTURES DU FREELANCE

Ton client tarde à te payer ? Voici les actions à mettre en place :

– Rapidement, appel ton client pour lui demander le statut de la facture de son côté. Ce n’est peut-être qu’un oubli ou un problème bloquant ta facture de freelance.

– Double l’appel d’un e-mail récapitulatif.

– Tu peux relancer par e-mail si cet échange n’est pas suivi d’effet.

– Si malgré tes relances, tu n’es pas payé et/ou ton client fait la sourde oreille, envoi une mise en demeure de payer par lettre recommandée avec accusée de réception (garde précieusement une copie du courrier et le récépissé signé)

– Tu peux aussi faire appel à une société qui, moyennant un pourcentage du montant de la dette, se charge du recouvrement.

– Ça ne suffit pas ? Envoi une injonction de payer, c’est une procédure simple & peu coûteuse (frais de 35,21€ pour un dépôt au tribunal de commerce) qui gagne à être connue.

– Ton client ne paie toujours pas et la somme est conséquente ? Il te reste la possibilité de faire appel à un avocat en droit des affaires. Si tu n’en connais pas, Captain Contrat ou Callalawyer peuvent te mettre en relation. Tourne-toi également vers ton assureur, certains prévoient une aide sur les impayés. Chez Wemind par exemple c’est compris dans la protection juridique dès que tu souscris un RC pro.

LES TIPS D’AMEDEE POUR LES FACTURES DE L’AUTO-ENTREPRENEUR

Le paragraphe précédent t’a donné des sueurs froides ? Amédée te livre ses astuces pour mieux gérer les factures de ton auto-entreprise ! 

1re astuce : prépare le terrain

Bien en amont de la facturation (surtout si tu es amené à travailler avec de grandes entreprises) renseigne-toi sur :

– Les attendus administratifs: libellé, référence, n° de bon de commande, entité facturée, adresse, envoi postal ou électronique,  etc.

– Le circuit de validation des factures : à qui les envoyer et qui contacter en cas de retard. (noms, téléphone, adresse mail et postale).

2e astuce : couvre tes arrières !

Ne débute pas une mission sans un contrat bien ficelé rappelant le contenu de la mission, le prix, les conditions de facturation et les pénalités en cas de retard de paiement. Tu peux te faire aider par un avocat ou par un prestataire comme Captain Contrat pour le modèle. Surtout, mets tout par écrit et conserve tout précieusement (contrat, devis, fiche de mission, échanges d’e-mails, factures, relances, courrier, etc.).

3e astuce : assure le suivi de tes factures

Prépare un tableau excel ou utilise un outil de facturation pour freelance (tu ne sais pas lequel choisir, tu trouveras peut-être ton bonheur ici) où sera indiqué : la date de facture, sa date d’envoi, sa date d’échéance et la date de paiement. 

Tu peux te mettre des rappels aux dates d’échéance des factures.

4e  astuce : facilite la vie de ton client

Mets ton RIB et ton 06 directement sur ta facture freelance, Bertrand à la compta te remerciera.

 

Photo de couverture : David Carboni

Rachel Pierre
Office manager freelance

Office manager freelance, j’accompagne mes clients dans le développement de leurs projets en optimisant l’organisation de leur entreprise. Curieuse, j’aime la découverte, le partage & me lancer de nouveaux défis.

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