Freelance-client : comment gérer une relation à distance ?7 minutes de lecture

Si pour certains, la pandémie a permis de découvrir le télétravail, pour les freelances la pratique était généralement déjà maîtrisée depuis un moment. Tous ne travaillent pas à distance mais par la nature de leurs activités, ils sont bien placés pour en maîtriser les codes et bien souvent les outils.

Les freelances, des partenaires de choix pour travailler à distance

Qu’ils soient habitués à travailler à distance ou non, par nature, les freelances fonctionnent en mode projet. Lorsqu’ils démarrent une mission, ils connaissent déjà les objectifs qu’ils souhaitent atteindre, la façon dont ils pourront être mesurés, s’il y aura des étapes intermédiaires et ce à quoi va ressembler le livrable final. À distance, il n’y a pas de place pour la logique de présentéisme, c’est la confiance qui prime et elle se traduit dans l’organisation par le fonctionnement en mode projet.

Les freelances ne sont pas des travailleurs à manager, il s’agit plutôt d’une collaboration.

Le freelance s’accorde avec son client sur les objectifs de la mission, ensuite il est libre de choisir la façon dont il va les atteindre. Cela signifie que le freelance peut choisir son lieu de travail, ses horaires de travail ou encore ses outils de travail. Bien souvent ce sont des sujets à discuter afin que la mission se déroule dans les meilleures conditions mais en aucun cas ce n’est au client d’imposer au freelance les modalités d’exécution de la mission.

Si le freelance peut jouir d’une telle liberté c’est bien parce qu’il occupe une position d’expert dans la relation avec son client. Il est sollicité pour apporter un regard neuf, mettre ses compétences au service d’un projet et résoudre le problème qui lui est posé. Ainsi, l’une des caractéristiques des freelances est l’autonomie !

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Le freelance n’a pas besoin de demander régulièrement des validations ni d’être contrôlé, il sait agir seul et prendre des initiatives. Il ne rend des comptes qu’aux étapes identifiées en amont comme des moments clés d’échanges ou de livraison.

Or ce fonctionnement si caractéristique du freelance est exactement ce que l’on peut attendre d’un télétravailleur : autonomie et confiance.

Le véritable avantage du télétravail qui constitue une force à la fois pour le travailleur et pour l’entreprise est la responsabilisation des parties prenantes. Chacun s’engage dans une relation fondée sur la confiance.

Du côté de l’entreprise, faire appel à des télétravailleurs donne accès à un nombre de profils bien supérieur que lors d’un recrutement sur site qui se limiterait seulement à une ville en particulier. Le statut de freelance offre une réactivité sans commune mesure avec le recrutement d’un salarié. Des centaines de milliers de profils plus ou moins spécialisés sont disponibles pour démarrer dès demain une mission à distance.

Un projet peut même être entièrement géré par des freelances ! C’est le pari qu’ont fait plusieurs chercheurs de Stanford avec l’étude Flash Organizations. Il s’agit d’organisations à la hiérarchie virtuelle, très rapidement créées et reconfigurées grâce à un réseau mondial d’experts. Ces talents ont tous été recrutés sur la plateforme Upwork et ont contribué à des projets dont la vitesse d’exécution est hallucinante. En quelques jours seulement ils ont entièrement conçu une application à destination des ambulanciers ou encore le jeu de cartes “True Story”. Mieux encore, le temps de recrutement médian a été de 12 minutes et 30 secondes ! Dans le cadre d’une organisation traditionnelle, il aurait fallu au minimum deux semaines avant de recruter un profil.

Quelques pistes pour faciliter les relations à distance

Commençons par le commencement ! Ce n’est pas parce qu’une mission démarre à distance qu’il faudrait accélérer l’onboarding, au contraire l’étape est d’autant plus cruciale pour débuter la collaboration du bon pied.

L’onboarding prendra toujours une forme et un temps différent en fonction de la mission, ce n’est pas la même chose s’il s’agit d’un projet de quelques jours ou de plusieurs mois et si le freelance agit seul ou en équipe.

Le premier jour, il s’agit de prendre le temps d’organiser un appel afin de donner l’occasion au freelance de se présenter au reste de l’équipe et inversement afin que les rôles et compétences de chacun soient clairs et les différentes parties prenantes soient bien identifiées. Il faut désigner un interlocuteur privilégié que le freelance peut solliciter en cas d’interrogation sur la mission ou à propos de la culture d’entreprise. C’est aussi le moment de rappeler les objectifs et de définir ensemble quels seront les moments d’échange, les modalités et la façon dont les objectifs seront mesurés. Il peut être judicieux de rappeler ces éléments à l’écrit par email dans la foulée afin que cela puisse servir de document de référence en cas de doute en cours de projet.

A distance, la culture de l’écrit est plus que jamais essentielle !

En amont, il faut également s’assurer que le freelance dispose des accès aux outils et aux informations dont il a besoin pour le bon déroulement de sa mission. Pour un graphiste il peut s’agir de la charte graphique par exemple. Il s’agit aussi de mettre en place les canaux de communication avec le freelance, l’inviter à rejoindre les chaînes Slack, les documents partagés sur la suite Google…

Une fois la collaboration démarrée, il ne faut surtout pas essayer de micromanager le freelance mais au contraire le laisser le plus libre possible. L’idéal est de convenir ensemble de plages horaires où le freelance et le client sont connectés au même moment et peuvent échanger. Mieux encore, il faudrait que certains de ces moments clés de la mission puissent s’effectuer en physique. Si cela n’est pas possible, il est recommandé qu’au minimum une communication sur trois se fasse en vidéo. Les émotions passent toujours mieux avec un sourire plutôt qu’un simple texte ou une voix.

Le reste du temps, il s’agit de privilégier une communication asynchrone, moins intrusive et permettant de véritablement tirer parti des bienfaits du télétravail.

L’autonomie du freelance ne tient pas au fait qu’il travaille sur site ou à distance mais à la nature de son statut et de son activité. Ainsi, travailler à distance avec un freelance ne devrait pas poser de difficulté supplémentaire, au contraire il s’agit d’un atout ! Les freelances sont déjà rompus au fonctionnement en mode projet et peuvent démarrer une collaboration efficacement de façon quasi instantanée.

A l’heure où le télétravail devient une mesure sanitaire de lutte contre la pandémie, les freelances apparaissent comme des partenaires de choix.

 Photo de couverture : visuals

Samuel Durand
Speaker, Auteur, Consultant #FutureOfWork

Samuel Durand est l’auteur de la newsletter le Billet du futur et du documentaire Work in Progress.

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