Freelance, organise-toi!5 minutes de lecture

L’administratif te fait perdre pied ? Dans cet article, Amédée te livre quelques conseils pour garder la tête hors de l’eau.

POURQUOI DEVRAIS-JE M’ORGANISER ?

C’est vrai ça, pourquoi ? Je suis indépendant, je ne gère pas une multinationale alors franchement, je peux bien gérer au fil de l’eau. Oui tu peux mais ça va te rajouter une bonne dose de stress quand tu recevras les avis pour les différentes taxes à payer alors que tu n’auras pas de tréso car tu es en retard sur l’édition de tes factures.

Maintenant que tu es freelance, tu es libre certes mais aussi seul responsable en cas de problème. Il n’y a plus Bertrand de la compta pour gérer toute la paperasse (d’ailleurs à y repenser, tu comprends mieux pourquoi il était un tantinet psychorigide avec les pièces justificatives).

BON OK, MAIS COMMENT JE M’ORGANISE ?

Amédée te livre 3 astuces pour être un pro de la gestion administrative rapide et efficace !

1. À la régularité tu t’astreindras.

Chaque mois, consacre 1 demi-journée pour faire : tes factures, classer tes papiers, faire les déclarations et les règlements. Pourquoi ne pas le faire au fur et à mesure ? En faisant tout le même jour, tu as les idées fraîches, tu ne passes pas de longues minutes à rechercher des informations.

Attention, pour retrouver les informations le jour j, prépare un dossier sur ton ordi et un dossier physique pour y classer dès réception les documents en attente de traitement. 

2. Attentif aux dates tu seras

Avant de classer les documents, identifie leur sujet et note les dates d’échéance.

3. Le roi de l’historique, tu deviendras

Pour optimiser la communication avec les services publics (ça marche aussi avec les clients quand arrive le moment de se faire payer), une solution qui a fait ses preuves : tout consigner ! Mais pas n’importe comment.

Crée-toi un fichier (OneNote, Trello ou Notion c’est idéal, Excel fait aussi l’affaire). Sur ce fichier, pour chaque interlocuteur (administration, prestataire, client, etc.), tu crées :

Une première fiche avec les coordonnées, toutes les informations te permettant d’être identifié chez eux (pour les mots de passe, utilise en parallèle un coffre-fort virtuel), les dates d’échéances des contrats.

Puis des fiches « historique » où tu viens noter toutes les actions administratives : appel, envoi et réception de courrier ou mail importants, action en ligne, règlements.

Ajoutes-y les copies des courriers, les capture écran de confirmation, etc. Pour les appels, note le nom de l’interlocuteur ou son poste/service et les grandes lignes de la conversation. Si tu le fais au moment où tu traites le sujet, ça ne te prendra pas de temps supplémentaire et ça résoudra un bon nombre de problèmes sans y perdre du temps et de l’énergie.

Une astuce bonus : la lettre recommandée uniquement tu utiliseras et la preuve de réception, tu conserveras.

Amédée, en bon génie très sympa t’a préparé le calendrier des rappels importants.

JE CROIS QUE J’AI LA PHOBIE ADMINISTRATIVE

Vraiment, j’ai suivi les conseils à la lettre, il n’y a rien à faire, je n’y arrive pas ! 

Sache que tu n’es pas seul dans ce combat contre la procrastination administrative.

1. Les outils

Il existe des outils pour te faciliter la vie comme Gest4U ou Tiime AE qui propose des logiciels de compta pour micro-entrepreneurs (édition de devis et factures, suivi de la trésorerie et déclarations fiscales) ou Shine, compte bancaire en ligne qui propose des services d’éditions de facture, de suivi du recouvrement, de calcul des cotisations et de notification pour déclarer et payer. Tu as plusieurs abonnements, tu peux faire confiance à Azopio pour aller récupérer les factures à ta place.

Plus d’outils de gestion : c’est par là.

2. Sous-traiter

Mais si vraiment l’administratif te prend un temps fou pour un résultat médiocre, tu peux faire appel à un freelance qui gérera cet aspect de ton business. Ça peut te sembler être un luxe mais en y regardant de plus près, il y passera moins de temps que toi pour une gestion plus efficace. Ce que tu peux y gagner :

  • des factures justes et régulières = des rentrées d’argent en temps et en heure, une meilleure relation client
  • des déclarations correctes et des paiements dans les temps = moins de paperasse, pas de risque de majoration
  • une meilleure communication avec les services publiques = moins de perte de temps et d’énergie.
  •  une connaissance des aides possibles = des économies d’argent

Pour quelques heures par mois, tu gagnes du temps, de l’argent et de l’énergie que tu peux consacrer aux projets à forte valeur ajoutée.

« Allo, Bertrand ? on m’a dit que tu t’étais mis à ton compte ? Ça te dirait de gérer mon entreprise ? »

Photo de Florencia Viadana

Rachel Pierre
Office manager freelance

Office manager freelance, j’accompagne mes clients dans le développement de leurs projets en optimisant l’organisation de leur entreprise. Curieuse, j’aime la découverte, le partage & me lancer de nouveaux défis.

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