Freelances, 10 idées reçues sur les frais professionnels11 minutes de lecture

“Moi, je fais passer ça sur ma boîte… Pas toi ?” Lorsque l’on parle de frais professionnels entre freelances, chacun a ses théories, ses astuces et ses magouilles… Il était donc grand temps mettre les choses à plat. Cécile, consultante chez Ola Compa, nous aide à y voir plus clair.

Alors pour commencer par le B-A-BA, déduire des frais sur sa société (dans la limite de la légalité), ça sert à quoi ?

Tout simplement à diminuer le résultat imposable de ta société, et par conséquent l’impôt !

Quelles sont donc les conditions à réunir pour qu’une dépense puisse être considérée comme un frais professionnel ?

Retiens avant toute chose ces 3 règles élémentaires :

  • La dépense doit être justifiable, c’est-à-dire essentielle à l’activité économique professionnelle et dans l’intérêt de la société ;
  • La dépense doit être justifiée, c’est-à-dire avoir une facture correspondante (à conserver pendant 10 ans), au nom de la société (pour pouvoir se faire rembourser la TVA par l’État) ;
  • La dépense ne doit pas être somptuaire, c’est-à-dire pas trop élevée par rapport au chiffre d’affaires retiré

Mais alors, de quels frais parle-t-on ? On trouve tout et son contraire sur Internet, tes autres copains freelances se contredisent, tu ne sais plus vers qui te tourner pour trouver l’info…

Aujourd’hui on casse les idées reçues !

1/ Tout ce que j’ai dû avancer de ma poche avant la création de ma société, c’est perdu ?

Heureusement non !

L’administration accepte que l’on se fasse rembourser par sa société certains frais engagés jusqu’à 6 mois avant la création de la société.

Ces frais entrent donc dans les charges déductibles, à condition de respecter les 3 règles vues ci-dessus. Exception faite du nom figurant sur la facture : l’Administration tolérera que ce soit le tien et non celui de la société, et elle pourra quand même récupérer la TVA.

Attention toutefois, cela ne concerne que certains frais essentiels à la création de la société, comme l’achat d’un ordinateur, l’impression de cartes de visite, l’avance des frais de Greffe, etc.

Pour les acquisitions datant de plus de 6 mois avant la création, il est possible dans certains cas de revendre le bien à la société, au prix de l’occasion et à condition de réaliser un contrat de cession entre toi et la société.

2/ J’ai toujours rêvé d’apprendre le polonais, ma société peut bien me payer ça non ?

On le rappelle, il faut qu’il y ait un intérêt économique professionnel, c’est-à-dire pour ta société et non pour toi personnellement.

Donc si tu peux prouver en cas de contrôle fiscal que ces cours t’ont permis de prospecter sur le marché polonais et de décrocher une mission, cela devrait être accepté ; attention encore une fois à ce que cela corresponde à ton activité professionnelle (un développeur informatique ne peut pas se faire financer des cours de pâtisserie par exemple !)

Petit aparté : saches qu’en plus de pouvoir financer la formation avec ta société (ce qui réduira ton résultat imposable), tu peux aussi profiter d’un crédit d’impôt formation. Ta société a le droit à un crédit d’impôt, d’au maximum le SMIC horaire x 40h. Dans ce cas, ta société bénéficiera d’un crédit d’impôt de 400€. Toujours bon à prendre ! Sur la facture, pense à demander qu’il figure ton nom + le nombre d’heures de formation pour pouvoir calculer le crédit d’impôt formation.

3/ Pour assurer en RDV de prospection commerciale, j’ai besoin d’un costard-cravate. Je prends la CB pro, c’est OK ?

NOOOOOOOON !!! Surtout pas !  C’est l’une des erreurs les plus fréquentes que l’on constate parmi les dépenses des freelances !

La règle est simple : les tenues que tu peux porter en dehors du cadre professionnel, tu les achètes avec ta CB perso et surtout pas avec le compte de la société ! Donc les seules tenues qui seraient acceptées sont par exemple la robe d’avocat, la blouse de médecin ou encore les chaussures de protection de chantier…

4/ Bon, mais, pour signer mon prospect, je veux l’inviter au restaurant. Il n’est pas encore client, alors qui paye ?

Une nouvelle notion à apprendre est celle de “retour attendu”.

Alors oui, si ce prospect peut devenir client, tu peux l’inviter au restaurant ; il en est de même pour tes clients déjà existants, tes partenaires d’affaires, tes salariés, etc. Attention toutefois, on garde en tête que les dépenses de réception ne doivent pas être disproportionnées par rapport au chiffre d’affaires généré. On garde ce même principe pour les cadeaux.

Recommandation supplémentaire : sur la facture, inscrire le nom de la personne invitée / de sa société, ainsi que la raison du dîner d’affaires (ex : prospection, relation commerciale, réunion d’équipe, etc.)

Et si je déjeune seule ?

Dans ce cas, deux cas sont à distinguer :

#1 – Ton entreprise est soumise à l’Impôt sur le Revenu (Auto-entreprise, Entreprise individuelle, EURL, ou SARL/SASU/SAS sur option) : dans ce cas-là, il faut pouvoir prouver que ton domicile est suffisamment loin pour ne pas pouvoir rentrer déjeuner chez toi ; dans cette condition, il existe malgré tout une limite de déductibilité aux frais de repas pris seul : l’Administration retire automatiquement 4,85€ de la base déductible + ne permet pas de déduire la charge de restauration au-delà de 18,80€ (chiffres 2019)

En clair, si ton repas est de 10€ => l’Administration ne déduira que 10 – 4,85 = 5,15 €
Si ton repas est de 20€ => l’Administration ne déduira que 18,80 – 4,85 = 13,95 €

#2 – Ta société est soumise à l’Impôt sur les Sociétés (EURL sur option, SARL ou SASU/SAS) : dans ce cas, la règle veut que ta société ne puisse pas prendre à sa charge tes repas pris seul. La raison est que dans ton Impôt sur le Revenu personnel, l’Administration applique déjà un abattement forfaitaire de 10% sur tes rémunérations imposables (comme pour les salariés), justement pour compenser les frais que tu engages pour travailler.

5/ Il y a une conférence dans mon domaine d’activité, ça va être l’occasion de rencontrer plein de personnes avec qui je pourrais travailler… mais elle se déroule à Marseille alors que je suis à Paris. Je laisse tomber ?

Mais non, bien sûr que tu peux t’y rendre ! Les frais de déplacement, d’hôtel, de restauration (même seul) et d’inscription à la conférence lors d’un déplacement professionnel seront à la charge de ta société.

Encore une fois en respectant les 3 règles élémentaires.

Il en est de même pour un déplacement pour aller voir un prospect, un client, un partenaire… et toujours avec cette notion de “retour attendu”

À savoir que malheureusement on ne peut pas récupérer la TVA sur les frais de transport ni d’hébergement

6/ L’été arrive, il faut que je me remette en forme. Je peux passer mon abonnement Fitness sur la société ? Il faut bien que je me défoule après une journée de boulot !

Et malheureusement non ! Car là, c’est ton intérêt personnel et non celui de ta société.

Forcément, il y a quelques exceptions ; par exemple, suivant ton domaine d’activité, tu pourrais par exemple justifier que ton abonnement au Club de golf te permet de réseauter et justifierait ainsi que ta société le prenne à charge.

Si tu peux prouver que tu as effectivement pu trouver de nouveaux clients grâce à cela, c’est quand même mieux : en cas de contrôle fiscal, il y a une grande part de subjectivité et d’appréciation propre au contrôleur.

7/ J’utilise mon véhicule perso pour me rendre à des rdv pro, je peux payer l’essence sur la société ?

Surtout pas ! Encore une erreur fréquente.

Quand c’est ton véhicule perso que tu utilises à titre pro, alors il faut te faire rembourser des indemnités kilométriques. Elles sont fonction du nombre de km parcourus pendant l’année et de la puissance fiscale du véhicule (cf le barème fourni par l’Administration), et viennent compenser une quote-part d’essence, d’assurance, d’entretien et d’usure du véhicule. Donc, tout ça, tu le payes de ta poche, par contre les parkings et péages de déplacements professionnels sont à régler avec le compte de la société.

Dans le cas où tu aurais un véhicule sur la société, alors tous ces frais sont payés directement du compte pro. Toutefois, si tu t’en sers aussi à titre perso, il faut constater un avantage en nature, proportionnel à la part d’usage personnel par rapport à l’usage professionnel.

Si tu poses la question d’acheter un véhicule de tourisme sur la société, quelques éléments à savoir :

  • L’administration impose une limite fiscale à la déductibilité de l’achat / de la location du véhicule (ce n’est pas le cas des véhicules utilitaires), qui dépend du nombre de grammes d’émission de CO²/km
  • La société ne pourra pas récupérer la TVA sur l’achat / la location (hormis pour les véhicules utilitaires)
  • La société sera soumise à la Taxe sur les véhicules de société (TVS) dont le montant dépend de la puissance fiscale du véhicule, et n’est pas déductible du résultat imposable (TVS non due pour les véhicules utilitaires)

8/ Je travaille toute la journée de chez moi, ma société peut-elle payer mon loyer ?

Alors une partie oui, mais pas la totalité !

Et puis si et seulement si le siège social (ou l’établissement secondaire) est bien situé chez toi.

Dans ce cas, il faut déjà rédiger une convention d’occupation entre toi et ta société. Ensuite, il faut calculer un coefficient d’utilisation personnelle, c’est-à-dire la surface à usage professionnel / la surface totale de ton logement. Donc si tu as une pièce dédiée type bureau, tu retiendras la taille de cette pièce ; s’il s’agit d’une pièce à usage mixte, tu peux retenir le minimum prévu par l’Administration fiscale, soit 9m².

Ah oui, parce que chaque année, ta société devra payer la Cotisation Foncière des Entreprises (CFE, en quelque sorte une taxe d’habitation sur le siège social), qui dépend du montant de ton chiffre d’affaires et du nombre de m² de ton siège social (donc sur un minimum de 9m²).

En exemple chiffré, si ton bureau fait 10m² dans un appartement de 50m², tu retiendras le prorata 1/5ème. Si ton loyer représente 1000€/mois, le montant pris à charge par la société sera donc de 1000x1/5 = 200€/mois. Et tu pourras appliquer ce prorata à la fois sur tes loyers, charges locatives et EDF/GDF.

Tu es propriétaire ?

Aucun souci ; il faut que tu cherches le prix au m² de la location de ton logement (via un site de notaires ou d’agence immobilière) que tu multiplieras par la surface professionnelle déterminée.

Côté société, le loyer entre dans les charges déductibles, réduisant ainsi ton bénéfice imposable.

Côté perso, cela représente une entrée d’argent régulière, non soumise à cotisations sociales. Parallèlement, tu devrais déclarer ces loyers dans ta déclaration d’Impôt sur le Revenu ; si tes revenus fonciers ne dépassent pas 15K€/an, alors ils entreront dans la catégorie micro-foncier, et bénéficieront donc d’un abattement de la base imposable de 30%.

Dans notre exemple des 200€/mois de loyer, les revenus micro-fonciers annuels seraient donc de 200x12 = 2400€/an. L’Administration ne t’imposerait donc que sur une base de 2400x70% = 1680€/an, au taux d’IR de ton foyer fiscal.

9/ Et si je veux réaménager mon bureau ?

Dans ce cas, il faut que tu résonnes comme si tu étais le propriétaire et ta société est ta locataire.

Donc tous les frais qui sont normalement à la charge d’un propriétaire, tels que refaire l’électricité, changer les fenêtres, ce sera à toi de les prendre à charge à titre personnel.

Par contre les frais étant à la charge d’un locataire, tels que repeindre les murs, installer un bureau, l’équiper en informatique, ta société pourra en assumer la charge.

On respecte toujours les 3 règles élémentaires et on ajoute la condition que sur la facture, l’adresse des travaux doit bien correspondre à l’adresse du siège social ou de l’établissement secondaire !!!

10/ Et pour le téléphone, internet, etc. ?

Pour les frais type Internet, téléphone fixe, etc, on retiendra le prorata 5/7ème. La logique de l’Administration est que tu travailles 5 jours sur 7 dans une semaine.

Pour les frais de téléphone portable, abonnement de transport… on va pouvoir déduire la totalité de la somme, bien sûr à condition d’en conserver les justificatifs.

Pour les frais de EDF/GDF, on l’a vu, on applique le prorata Surface professionnelle / Surface totale.


Voilà, tu es prêt à dégainer la CB professionnelle !

Un dernier petit conseil : légalement, tu as le droit de commencer à établir des devis/contrats à partir du moment où tu as la preuve que tu es en train de créer une société ; donc une lettre de mission avec un cabinet d’expertise comptable ou un projet de statuts suffit.

En revanche, tu n’auras le droit de commencer à travailler/facturer qu’à partir de la date de début d’activité de la société ; soit au plus tôt la date de dépôt de capital.

D’autres questions sur les frais professionnels ? Ou sur tout autre sujet comptable / fiscal / juridique / social ?
N’hésite pas à me contacter au 06 45 78 96 07 !
Ou par mail : cecile.bracciano@ola-compta.com


Photo de couverture : Two Paddles Axe and Leatherwork
Photo #2 : Jay Dantinne

Cécile Bracciano
Consultante chez Ola Compta

J’accompagne les freelances dans la vie de leur entreprise, de la création de leur structure jusqu’au développement de celle-ci. J’apporte des conseils sur des questions telles que le choix du statut juridique, la gestion au quotidien et la fiscalité de l’indépendant.

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