“Comment tourner ma phrase pour ne pas le vexer ?”, “c’est peut être pas le bon moment pour le relancer ; si en fin de journée je n’ai pas de nouvelles je le contacte.”

Un simple email de relance c’est souvent beaucoup plus de questions et de stress qu’il n’y paraît. Vous y pensez des heures durant et accumulez une charge mentale tout au long de la journée. Vous prenez 5 minutes pour réfléchir au contenu, vous passez 5 minutes à l’écrire, et enfin il vous faut 10 minutes pour vous remettre à ce que vous faisiez (certains diront même 23 minutes ???).

Au final ce sont plus de 20 minutes perdues pour un simple mail. Et ce genre d’emails, nous en écrivons plusieurs chaque jours. À vous de faire le calcul : 3 emails comme ça par jour, c’est une heure pendant laquelle vous ne produirez rien. Soit 5 heures par semaine et environ 25 heures par mois. Ça vaut le coup de se pencher sur le problème non ?

Une solution assez souvent utilisée est d’écrire des modèles génériques d’emails dans lesquels vous n’aurez plus qu’à remplacer les informations liées au projet. En plus d’être un excellent CRM, Hubpsot possède cette fonctionnalité. Vous pourrez aussi déclencher des cycles d’emails avec des outils comme MixMax (pour les plus aguerris) ou encore reply.io.

Chez Inyo, on a pensé qu’il était important de garder ce système simple et au plus proche des besoins spécifiques des freelances. Les tâches attribuées au client (validations, récupération de documents, paiements) sont directement intégrées aux tâches du projet en une liste simple et intuitive. En un clic vous chargez votre Smart Assistant de récupérer les informations nécessaires via un cycle de rappels.

On sait qu’on l’a reçu mais on ne sait plus où est ce message contenant les dimensions du visuel qu’on doit réaliser pour demain. Et forcément on n’ose pas re-demander à son client de peur de passer pour quelqu’un de mal organisé qui fait tout au dernier moment.

Le premier réflexe est d’aller fouiller dans ses emails, puis on va voir si ce n’était pas un message sur Whatsapp, à moins que cela ne soit sur Slack… Les moins chanceux échangent avec leurs clients aussi sur Discord, Messenger, TikTok (si vous avez des clients qui vous écrivent via TikTok, on ne peut plus rien faire pour eux. Ni pour vous d’ailleurs.), etc.

Bilan : 15 minutes de perdues à chercher cette information.

On le sait, chaque client veut communiquer avec le moyen qu’il maîtrise le mieux (“j’ai déjà bien assez de mal à faire le tri dans mes mails!”). La solution est de centraliser vos échanges. Pour cela, il existe des applications telles que Zapier ou encore IFTTT pour vous permettre de déclencher des actions à des moments précis. Par exemple, à chaque email reçu sur votre adresse pro, vous pouvez transférer automatiquement le contenu de celui-ci sur un channel de votre slack pour retrouver l’information plus rapidement ultérieurement. Une appli comme Inyo permet aussi de retrouver toutes les infos liées à une tâche grâce à un fil de commentaires auxquels les clients peuvent répondre par email et bientôt par leur moyen de communication favori.

L’image ci-dessus doit surement vous évoquer quelques (mauvais) souvenirs. On connait tous ce type d’échanges sans fin avec des clients. Ca commence par des emails et selon le délai de réponse ça se transforme en appels. Si répondre aux demandes de ses clients fait partie du job, des échanges incessants peuvent vite vous faire perdre le fil de votre journée. Ils sont souvent le fait de clients qui n’ont pas bien compris ce que vous leur demandiez, de clients de ne savent pas vraiment ce qu’ils veulent, de clients ont du mal à savoir qui décide en interne, etc.. Souvent tout ça en même temps !

S’il n’existe pas de solution miracle pour faire complètement disparaître ces allers-retours, un peu de pédagogie et d’organisation vous aideront à en faire une denrée rare. Par exemple, une réunion de lancement bien structurée vous permettra de poser les bases du projet et d’expliquer son déroulement. Des outils aidant à la gestion de projet comme Trello ou Inyo permettront à vos clients de toujours savoir où vous en êtes et d’éviter ainsi les questions bêtes. Pour ce qui est de la question périlleuse des validations de rendu, soyez clair dès le devis. Certains clients ont tendance à en demander toujours plus, sachez calmer leurs ardeurs en spécifiant à l’avance un nombre d’allers-retours et de corrections. Cela évitera les changements soudains d’avis “parce qu’on avait validé sans l’accord du chef et que finalement on veut tout en bleu”. Facturer les allers-retours supplémentaires vous permettra de constater que les clients deviennent plus organisés et trouvent un moment pour se concerter dès qu’on touche au portefeuille !

C’est très tentant de jeter un œil à son téléphone dès qu’on reçoit une notification ou de prendre 5 minutes pour regarder une bande annonce ou un tuto pour apprendre à peindre sans faire de traces. Qui ne l’a jamais fait ? Et puis 5 minutes c’est rien, ça permet juste de souffler entre 2 tâches et d’être plus productif après. Si seulement c’était vrai… Malheureusement ces 5 minutes se transforment souvent en 10, 15, 30 minutes et vous font perdre toute votre attention. En effet, Youtube est très fort en suggestions et il est difficile de résister à la prochaine vidéo ou au menu alléchant de la page d’accueil.

Concernant vos visites sur Facebook ou Twitter, même topo. Vous scrollez inlassablement de post en post et quand vous pensez vous remettre au boulot, vous recevez une notification pour vous dire que quelqu’un à répondu à votre commentaire ou que vous avez été tagué sur une photo de la soirée d’hier. Après ça, impossible de retrouver un niveau de concentration décent. Comment faire ? Concernant la tentation de vagabonder sur les réseaux sociaux, vous pouvez vous fixer un temps dans la journée pour y aller et lancer un timer pour vous rappeler quand il faut retourner travailler. Si vous ne pouvez pas vous discipliner et savez qu’un timer est fait pour être décalé, il existe des solutions plus radicales! Vous êtes loin d’être le seul dans ce cas et des applis web comme StayFocusd vous empêcheront tout simplement de visiter certains sites. Pour ce qui est des notifications, c’est très simple : désactivez-les pendant vos heures de travail !

Vous vous souvenez de cette phrase que vous avez écrite une première fois, que vous avez relue puis modifiée pour finalement revenir à version originale. Et cette hésitation entre 2 puis 3 visuels parce que vous étiez sûr que votre client n’aimerait pas la première version mais qu’elle colle mieux au projet ? Ca parait confus mais c’est ce qui se passe dans votre tête quand vous êtes à la recherche de la version parfaite, et que vous restez bloqué sur un détail. C’est rien mais ça vous obsède, et du coup même si vous essayez de passer à autre chose, vous y revenez sans cesse. Au final, la journée se termine et vous vous retrouvez quasiment avec la même version que 9 heures auparavant.

Là encore, les solutions existent. Par exemple, fixez vous un temps limite pour faire cette retouche. Un simple minuteur sera très utile pour rester concentré sur une tâche et ne pas y passer plus de temps qu’il ne faudrait. Parfois la solution peut également venir d’un avis extérieur. A force de rester bloqué sur un détail, on perd toute sa lucidité alors que c’est évident. Demandez son avis à un autre freelance ou à un ami. Et surtout, une fois que vous avez terminé, ne revenez pas dessus !

Quand on cherche des moyens d’améliorer sa productivité et autres astuces pour perdre moins de temps, on y prête rarement attention. Et pourtant ces fameuses 30 minutes de battement entre 2 rendez-vous représentent des plages de temps inutilisables qui peuvent s’avérer catastrophiques. Pour la plupart d’entre nous elles constituent juste cette marge de manœuvre avant le début de la prochaine réunion, le temps de prendre un café ou de jeter un œil à ses emails. Si elles sont insignifiantes au jour le jour, leur impact est énorme quand on regarde sur le long terme (30 minutes par jour x 5 jours x 5 semaines, etc. ??).

Ça vaut coût de réfléchir à ces espaces de 30 minutes non? Dans un premier temps, prenez quelques minutes en début de journée pour identifier ces trous dans votre emploi du temps. Faites ensuite le point sur toutes les tâches annexes que vous pourriez accomplir en moins de 30 minutes et que vous pourriez caler dans ces intervalles. ? Tips: faire un petit peu de compta tous les jours peut vous éviter de grande prise de tête en fin de mois ! Le tout est de rendre ces plages de temps utiles pour ne pas le regretter sur le long terme.

Dans une application comme Inyo vous pouvez taguer toutes ces tâches annexes pour les retrouver facilement quand viennent ces temps morts. Vous pouvez aussi utiliser des outils de gestion de planning comme Calendly ou Clara pour éviter de multiplier ces intervalles trop courts entre 2 rendez-vous.

Pour conclure sur tout ça, il faut parfois vous demander à partir de quel moment cela vaut-il d’investir du temps pour automatiser une tâche lorsque celle-ci est une tâche régulière. Pour vous aider, ce schéma donne une réponse claire :

Si une fois par semaine vous passez 5 secondes à faire une tâche précise, vous pouvez passer jusqu’à 21 minutes pour l’automatiser une bonne fois pour toutes ! — source : https://xkcd.com/1205

Bien sûr ce schéma ne fonctionne que pour des tâches que vous ferez pendant au moins 5 ans. Mais maintenant que vous êtes freelance, c’est pour la vie, non ?

Photo de couverture : Camila Quintero Franco
Photo #2 : Tim Boote