Freelances, confiez vos tâches chronophages à un office manager7 minutes de lecture

L’administratif vous colle des boutons, votre compta est en vrac, vous en avez marre de perdre du temps sur des tâches chronophages, il est peut-être temps de faire appel à un Office Manager pour remettre tout ça au clair et vous concentrer sur votre véritable métier. Ce n’est pas parce que l’on est freelance, qu’il faut tout faire tout seul ! 

UN OFFICE MANAGER, C’EST QUOI ?

Le poste d’Office Manager, comme son nom l’indique, est née dans les pays anglo-saxons et reprend dans les petites structures les responsabilités attribuées à plusieurs personnes dans les grandes entreprises. Véritable homme orchestre, il peut tout à la fois faire de la gestion administrative, organiser la vie de l’entreprise (onboarding, événements, etc.), être responsable des services généraux et des locaux. En France, le métier s’est fait doucement une place depuis le début des années 2000 mais connaît un réel engouement depuis l’avènement des start ups très friandes de ce type de profil polyvalent et autonome.

POURQUOI FAIRE APPEL A LUI QUAND ON EST FREELANCE ?

Et là, tu te dis, c’est bien beau tout ça mais ici on est sur Amédée, on parle aux freelances, que vient faire cet article sur l’Office Manager s’il est taillé sur-mesure pour les PME. Et bien, le mot à retenir ici est sur-mesure. L’Office Manager fait du sur-mesure et l’adaptation n’est pas la dernière de ses qualités. Enfin l’Office Management comme d’autres métiers s’ouvre au travail indépendant. Il est donc possible de s’offrir la flexibilité d’un freelance. Prêt à découvrir ce que travailler avec un Office Manager peut apporter à ton business? 

Les 7 temps du freelance

Tu as sans doute lu ce très bon article sur les 7 temps du freelance qui t’a ouvert les yeux sur le fait qu’un freelance ne passe pas tout son temps de travail à faire ce pourquoi il est payé. Pour certains, c’est ce qui leur plait, d’autres le verront comme une corvée mais dans tous les cas, c’est chronophage et ça occupe une bonne partie de ton cerveau. Un Office Manager peut te délester de cette charge mentale sur quasiment tous les sujets :

On pense en priorité à la partie la plus rébarbative : la compta et l’admin qu’un Office Manager te gérera comme un chef. Lui-même freelance et travaillant pour différents types de client, il a rencontré à peu près tous les cas de figures et a eu affaire à tous les services administratifs. Non seulement il te débarrassera de ce fardeau mais sera pro-actif et saura te conseiller au mieux, avec souvent de belles économies à la clef.

Viens ensuite l’activité commerciale, là encore l’Office Manager peut gérer tes contacts, répondre aux demandes entrantes, faire de la prospection, organiser les rendez-vous, préparer les devis mais aussi assurer le suivi de la facturation et les relances.

Continuons sur la com’, besoin de rédiger des articles, de faire vivre tes réseaux sociaux, de maintenir à jour ton site, là encore tu peux confier tout ou partie de ces tâches à un Office Manager.

Enfin pour l’étude, la formation et le networking, l’Office Manager peut te mâcher le travail : organiser une veille des événements, trouver la formation idoine et monter le dossier de demande de remboursement, etc.

Tu bosses déjà en collectif

Vous êtes un collectif de freelances. Vous adorez ça, c’est hyper enthousiasmant de concevoir des projets à plusieurs mais là encore l’administration c’est pas trop votre truc et puis arriver à se coordonner ce n’est pas toujours simple. Intégrer un Office Manager dans votre équipe, il gérera toute la partie administrative du projet (rédaction des contrats, facturation, etc.) ainsi que son organisation (mise en place d’outils, suivi des avancées de chacun, organisation des points et rendez-vous client, etc.) ainsi chacun peut se concentrer sur sa tâche.

Tu as besoin d’un chef de projet

Une dernière situation où tu peux faire appel à un Office Manager : tu as plein de projets en tête, des projets qui te permettraient par exemple de générer des revenus passifs (comme les personnes de cet article : freelances générez des revenus passifs) ou de proposer un nouveau service à tes clients qui te rapporterai plus que ce que tu factures actuellement. Oui mais voilà, tu n’arrives pas à te dégager du temps pour mettre en pratique ces nouveaux projets car tu as la tête dans le guidon pour répondre aux demandes actuelles. Un Office Manager, en spécialiste de l’organisation et du multi-tâches, peut t’accompagner dans la concrétisation de tes idées en devenant le pilote du projet. Travailler à deux, te créera une obligation vis à vis de celui-ci et l’Office Manager saura te garder motivé et focus sur les points importants pour atteindre tes objectifs.

COMMENT CHOISIR LE BON PROFIL ?

Convaincu ? Avant de partir sur Linkedin à la recherche de la perle rare, il te faut réfléchir au profil recherché. Les compétences principales sont bien sûr communes à tout bon Office Manager mais pour faire un métier aussi pluriel, on ne peut pas tous sortir du même moule. Il y a autant de profil que d’Office Manager, à toi de voir ce dont tu as besoin. Si tu veux par exemple lui confier ta com et la gestion de ton site, trouve un Office Manager qui a déjà cette corde à son arc (j’en connais qui sont webmaster en plus d’être Office Manager).  N’hésite pas à échanger avec plusieurs d’entre-eux. Tu vas confier à l’heureux élu, une partie de ton entreprise et ce n’est pas rien, assure-toi que vous pourrez bosser ensemble au quotidien, qu’il comprend et partage ta vision du business.

Un dernier point : la rémunération. Quand on est freelance, on se dit souvent que de payer quelqu’un pour faire quelque chose qu’on pourrait faire soi-même est un luxe. Cependant ne perd pas de vue, que dans ce cas, l’Office Manager fera, sans doute, mieux et plus vite que toi cette tâche à laquelle tu consacres du temps et de l’énergie. Temps et énergie que tu peux dépenser par ailleurs à d’autres actions plus gratifiantes et surtout rémunératrices. A toi de faire en sorte qu’elles soient plus rémunératrices que le coût de l’Office Manager ainsi tu auras gagné sur tous les tableaux! (pour information, les tarifs évoluent de 250€ jour à 500€ et plus en fonction de l’expérience de l’Office Manager et de l’amplitude des missions confiées)

Photo de couverture Matthew Waring

Rachel Pierre
Office manager freelance

Office manager freelance, j’accompagne mes clients dans le développement de leurs projets en optimisant l’organisation de leur entreprise. Curieuse, j’aime la découverte, le partage & me lancer de nouveaux défis.

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