Sous-traiter quand on est en freelance

En novembre, Amédée réfléchit aux différentes manières de mieux gérer son temps de freelance. Dans ce cadre-là, il nous est paru intéressant d’explorer la question de la sous-traitance, car oui, il arrive que les freelances sous-traitent une partie de leur activité à d’autres freelances.

Dans cet article, construit autour des témoignages de quatre freelances expérimentés, nous verrons ce que l’on peut sous-traiter, à qui et comment. Nous parlerons des risques d’une telle opération et des moyens de s’en prémunir.

Un grand merci à Marine, Stéphane, Fabien et François pour leurs précieux témoignages.

Pourquoi sous-traiter quand on est freelance ?

Bah oui, tiens, pourquoi ? N’avons-nous pas choisi ce statut – ou plutôt cette condition – de freelance justement pour pouvoir travailler en toute autonomie dans notre domaine de prédilection ? Pourquoi diable irions nous maintenant nous compromettre dans des relations compliquées avec des collaborateurs ?

Il y a plusieurs raison à cela :

  • Faire Face à un pic de demande que nous ne pouvons absorber seul. C’est ce que l’on pourrait qualifier de sous-traitance défensive. On va alors chercher un autre freelance, a priori du même métier que nous, pour pouvoir honorer les demandes du client et tenir les délais serrés fixés par celui-ci.
  • Nous ne maîtrisons pas certains aspects de la mission que nous nous sommes proposé de réaliser. Pour y remédier, nous faisons appel à d’autres freelances, experts dans les domaines, qui ne sont pas notre cœur de métier. Appelons cela la sous-traitance stratégique. Cela arrive très souvent dans le type de missions auxquelles répondent les freelances. Un UX designer qui a besoin d’un dev, un expert web marketing qui a besoin d’un graphiste, un concepteur-rédacteur qui a besoin d’un photographe… Nous pourrions décliner ces exemples à l’infini.
  • Nous cherchons à libérer une partie de notre temps afin de pouvoir explorer des activités à plus forte valeur ajoutée (économiques ou personnelles) : mettre sur pied une offre innovante, attaquer un nouveau segment de marché prometteur, consacrer notre énergie à des projets plus proches de nos passions… Bref, se libérer du temps pour construire un avenir qui nous semble désirable. Une sous-traitance de conquête en quelque sorte.

À qui sous-traiter quand on est freelance ?

Sur la question du comment, chacun des quatre freelances que j’ai interrogé ont leur manière de faire, en revanche pour la question du à qui, ils sont unanimes : ne travailler qu’avec des freelances que l’on connaît, qui nous ont été recommandés directement et que l’on a pu tester au préalable.

Marine est très claire sur ce point :

« C’est l’enjeu principal : impossible de faire appel à un sous-traitant au hasard au risque de perdre son client. Le mieux reste le réseau et les recommandations. Personnellement, je ne fais jamais appel à quelqu’un que je ne connais absolument pas – ça m’est arrivé au début, et je m’en suis bien mordu les doigts ! Je fais attention et commence à avoir une petite liste de personnes de confiance, pour les choses les plus récurrentes (graphisme et traduction). Plus difficile de trouver des sous-traitants sur des niches (i.e. en ce moment je cherche un analyste politique arabophone spécialiste du changement climatique. Ça existe, c’est sûr, mais ce n’est pas le plus répandu, et je n’en connais pas…). Je ne vais jamais sur les plateformes et autres bases de données de freelances : ça ne me garantit pas la qualité du travail. »

« Je ne prends une mission que si je sais déjà que j’aurai les capacités de sous-traiter à des gens de confiance. Bref, je suis frileuse. Si je ne trouve pas cette personne dans mon réseau, je refuse la mission. »

Je préfère décliner une mission que de me lancer dans une opération incertaine et périlleuse. L’enjeu est trop important.

François procède lui aussi par réseau et recommandation :

Je suis par défaut très prudent, au début je propose une période de test en mode projet, une période plus ou moins longue en fonction de la qualité de communication du freelance et de sa disponibilité.

Et Stéphane en remet une couche :

Un indépendant avec lequel je n’ai jamais travaillé, je le verrouille toujours avec un free de confiance sur les projets importants, et si ça n’est pas possible, je le teste en amont sur de petites commandes pour être bien sûr de mon choix et m’assurer que je peux lui confier plus gros. Je ne confie rien d’important à un free avec qui je j’ai jamais travaillé, il faut au moins qu’il m’ait été recommandé et, même dans ce cas, si je ne le sens pas, je ne le prends pas. Si je trouve pas, je fais moi-même (à la condition unique que le projet soit vraiment important et stratégique).

Le risque d’un mauvais free sur une mission importante peut être catastrophique : tu peux perdre ton temps, ton client, tes marges, ta réputation, ton intégrité, voir même ta structure. Tu peux hériter d’un procès et bon nombre de soucis, tout ça peut avoir un effet domino dont il faut avoir conscience.

Vous ne pourrez pas dire qu’on ne vous avait pas prévenu…

Où trouver ces partenaires ?

Pour constituer ce précieux réseau qui vous permettra de travailler avec les sous-traitants fiables dont vous avez tant besoin, il n’a pas de miracle : il faut du temps. Mission après mission, collaboration après collaboration, se dégagera le petit groupe de partenaires de confiance avec qui vous pourrez avancer et grandir. Car c’est bien de cela dont il s’agit : trouver ses partenaires professionnels, bien plus que de simples sous-traitants en réalité.

Les espaces de coworking constituent à cet égard une solution idéale. C’est ce qui ressort des quatre témoignages. En rejoignant un espace de coworking, les freelances multiplient leurs chances de faire ces rencontres, car rien ne remplace les rencontres IRL (In Real Life).

En rassemblant en un même lieu des freelances aux compétences complémentaires, en créant les conditions de la confiance et du dialogue, les espaces de coworking permettent aux freelances de s’insérer dans un authentique écosystème professionnel et agissent comme un véritable catalyseur dans la carrière de chacun.

Au-delà des espaces de coworking il existe d’autres moyen de trouver vos futurs partenaires. Fabien cite notamment les meetups, il conseille aussi d’aller à la rencontre des profils intéressants que l’on peut repérer dans des groupes Facebook ou Linkedin. Ne pas hésiter non plus à prendre un café avec des gens que l’on a découvert sur Twitter. Bref, créer un maximum d’opportunité de rencontres pour augmenter les chances de tomber sur la perle rare. C’est mathématique.

 

Stéphane insiste lui aussi sur la nécessité de rencontrer physiquement ces partenaires potentiels. “Personnellement, je gère tout au feeling, donc je me moque d’un CV et d’un site web, je dois rencontrer la personne et là, je sais si elle peut faire l’affaire ou pas.”

Comment cela se passe-t-il dans la pratique ?

Une première question se pose : que doit savoir le client de cette sous-traitance ?

Pour Stéphane et pour Fabien, le client n’a pas à entrer dans les rouages de ces relations “intimes”. Cette vision s’explique essentiellement par le choix qu’ils ont fait d’opérer sous une véritable marque. There is no Spoon pour Fabien, et Pulpstation pour Stéphane. Cette distinction fait office de rempart aux éventuelles intrusions des clients. La marque est un étendard autour duquel d’autres freelances peuvent se rallier, c’est, en plus, une sorte de tiers de confiance entre les clients et les freelances. Mais c’est aussi une responsabilité pour leurs porte-drapeaux. Ce sont eux qui mettent leur tête sur le billot. Ils sont responsables de la bonne conduite de la mission qu’ils ont vendu. La conséquence de cela est qu’après avoir fait la vente, ils seront nécessairement en charge de la gestion de projet. Ces deux fonctions (vente et gestion de projet) sont les seuls qu’ils ne peuvent sous-traiter.

Stéphane nous le confirme :

Depuis 5 ans, je sous-traite quasiment tout, excepté la gestion de projets et la partie commerciale. La production est sous-traitée à une équipe d’indépendant que j’ai fidélisé au fil des années et que j’alimente régulièrement. Ils ont la possibilité de prendre ou de refuser les projets suggérés, de gérer et de s’organiser comme ils le souhaitent. Ils sont libres, mais se sentent néanmoins concernés par notre marque. Je reste le chef-d’orchestre pour m’assurer que la musique soit belle et éviter les fausses notes, mais nous sommes tous au même niveau, il n’y a aucun rapport hiérarchique. C’est un équilibre très subtil entre le salariat et la sous-traitance classique qui fonctionne vraiment bien pour les 2 parties. J’ai tout le même le sentiment d’avoir le meilleur des deux mondes et eux aussi. Je pense que c’est la récurrence et la confiance des deux parties qui permet cette alchimie, tu ne l’as pas forcément avec un indépendant avec qui tu travailles la première fois. 

J’ai du mal à sous-traiter la partie commerciale et même la gestion de projet. Le socle dur de ton activité, c’est ta relation client et le pilotage de leur projet. De fait, je ne met personne en front commercial avec mes clients, car de ma propre expérience, les rares fois où tu le fais, tu as souvent de mauvaises surprises, certaines peuvent même provoquer ta perte.

Je n’ai jamais aspiré à grandir de façon démesurée donc je peux me permettre de gérer l’ensemble de mes projets et dire non à des projets entrant, car le temps est plus précieux pour moi que des euros supplémentaires. Déléguer et sous-traiter la production m’a redonné du temps, un temps précieux qui me permet de réaliser d’autres projets, passions ou envies et de gérer plus facilement ma vie de nomade digital. Mais pour assurer la pérennité de tout ça, je ne sous-traite pas la gestion de projet et le commercial.

Fabien, travaille lui aussi sous l’étendard d’une marque, il est comme Stéphane (et comme les autres) responsable de la vente et de la bonne conduite des opérations, mais il continue à consacrer une large partie de son temps de travail au design de service, son expertise d’origine, et il fait travailler d’autres freelances sur du design graphique, du développement, et de la rédaction de contenu. Ses clients ne sont pas nécessairement au courant de son organisation interne, mais il lui arrive d’en partager certains aspects. En fait, cela dépend de comment il présente sa prestation au client : lorsqu’il se charge officiellement de constituer une équipe projet pour répondre à une problématique spécifique de son client, on ne peut pas vraiment parler de sous-traitance. Et, c’est souvent ce qu’il se passe. Dans ce cadre-là, l’équipe est constituée en toute transparence avec le client.

À la question de savoir ce que l’on peut sous-traiter ou non, il a une réponse pleine de bon sens :

Savoir ce que l’on peut sous-traiter ou pas, revient à bien connaître son champ de compétence ET sa capacité à produire, PUIS à mettre ça en cohérence avec la demande client ET sa propre disponibilité à ce moment-là.

Et pour en arriver là, il faut déjà une expérience substantielle, à la fois en tant qu’expert de son secteur et en tant qu’indépendant… Pas si simple.

François appuie le propos. Pour lui, c’est clair :

“il faut sous-traiter ce qui est en dehors de son cœur de métier. Ne pas faire de sous-traitance par appât du gain, mais uniquement quand c’est objectivement la meilleure solution.

Lui, sous-traite généralement l’écriture de contenu et le développement logiciel et, s’il constate qu’il n’y a pas de réelle nécessité à ce qu’il reste chef de projet sur l’une ou l’autre de ces tâches, il met directement le freelance sous-traitant en contact avec le client. C’est relativement rare, mais c’est arrivé.

Marine, qui se présente aujourd’hui en son nom propre et non sous celui d’une marque, apporte un éclairage complémentaire :

Savoir ce qu’on peut sous-traiter, passe par la relation de confiance qu’on a avec son client. En tant que freelance, on s’adresse à moi en tant que personne, la relation de travail est personnalisée. Cela signifie que les clients ne souhaitent parfois pas que l’on sous-traite. La sous-traitance doit se faire nécessairement en transparence : le client sait que pour telle partie de la mission, on aura besoin d’autres compétences (faire appel à des sous-traitants en dehors de notre métier) ou qu’on va travailler en binôme avec un collègue freelance du même domaine (en justifiant par des compétences complémentaires).

Elle-même sous-traite communément les fonctions de design graphique, dataviz / cartographie, traduction, impression, montage vidéo.

Qui paie qui ?

Dans presque tous les cas, c’est le freelance qui a vendu qui encaisse et qui redistribue ensuite les sommes aux freelances sous-traitants. Dans les rares cas où cela ne se passe pas ainsi (Marine quelques-uns), ça reste le freelance lead qui centralise les factures de chacun des freelances sous-traitant et se porte garant du bon règlement de celles-ci.

Laissons la parole aux intéressés.

Fabien :

Nous portons la relation commerciale, la facturation et l’encaissement (les freelances sous-traitants nous facturent).

Il nous arrive de faire l’avance du règlement auprès des freelances quand notre tréso le permet et que les clients mettent des plombes à régler.

Si le freelance envoie sa propre facture on est plus dans le cadre de la sous-traitance, mais de l’apport d’affaire, c’est différent (il y aurait un article à faire là-dessus).

Stéphane :

Jamais de facturation du freelance directement à mon client. Chaque indépendant envoie sa facture à ma structure. Pour les freelances qui font partie de mon socle de base, souvent, je n’attends pas que le client ait payé pour les payer, car, dans certains cas, les clients tardent ou leurs conditions de paiement ne peuvent être supporté par un freelance (exemple, paiement à 90 jours fin de mois).

Plus rare, mais il m’arrive parfois de faire des acomptes sur des projets qu’on a pas encore identifié, mais la récurrence et la confiance permet ce schéma-là.

Marine :

Ça dépend de mes clients. Certains sont d’accord pour que chaque freelance à qui je sous-traite les refacture derrière – par contre, je reste leur point de contact, ils ne multiplient pas les échanges, ils paient seulement chacun séparément. Franchement, pour moi, c’est idéal, moins de compta. Mais d’autres clients veulent me facturer la mission en entier, et à moi de refacturer. C’est à mettre au clair avec le client en amont, et à bien spécifier aux sous-traitants.

Cela dit, même quand les sous-traitants facturent directement au client, c’est toujours par moi que ça passe : je centralise les factures et les envoie au client, je fais le suivi du paiement.

Et quand le client tarde à payer, c’est vers moi aussi que les sous-traitants se retournent mécontents ! Heureusement, tout s’est toujours bien passé de ce côté-là (quelques retards de paiement, mais pas de mauvais payeur !).

François :

Si je suis le chef de projet, j’encaisse et je redistribue. J’attends la facture des sous-traitants avant de faire la facture au client final. Cela ne peut fonctionner comme ça que quand toutes les parties prenantes sont de confiance. Si je sous-traite et que je ne fais pas le chef de projet, c’est presque de la cooptation finalement.

Il m’est arrivé une fois de me retirer de la gestion de projet pour la partie design, car, clairement je n’apportais rien à être dans la boucle. Je ne me rémunère pas sur cette opération. C’est un comportement peu classique.

L’avantage est que je ne suis pas tenté de prendre un freelance ‘pas cher’ pour marger sur sa prestation. Je peux staffer des freelances de qualité. Et cela permet d’éduquer mes clients aux vrais prix du marché. L’inconvénient : pour la fonction “chef de projet”, le temps de gestion est toujours plus difficile à calculer et à  justifier. Prendre une marge est plus simple… Je changerais peut-être un jour de mode opératoire, mais je resterai, je pense, transparent sur ma marge. L’idée est de rester aussi éloigné que possible du modèle ‘ESN’ (Entreprise de services du numérique). C’est ma vision des choses.

Quels sont les principaux risques ?

Fabien :

Le risque principal que je vois est que le boulot soit à reprendre entièrement (risque coût / délai). Il est arrivé que l’on doive reprendre de A à Z le boulot de personnes avec qui on avait travaillé parce que la qualité n’était pas au rendez-vous, ou encore que l’on soit obligés de remplacer un membre de l’équipe au pied levé, car son attitude et son mindset ne permettait pas d’avancer correctement.

Marine confirme :

Le risque est que le livrable ne soit pas de qualité, et donc dans la situation la pire, perdre le client. Il m’est arrivé de devoir faire appel à un deuxième sous-traitant pour reprendre l’intégralité du travail du premier : perte de temps, perte d’argent… Également, il m’est arrivé de prendre un mois de retard sur un livrable, car mon sous-traitant ne livrait pas de son côté : c’est évidemment à moi de gérer la relation client et il me fait confiance pour trouver quelqu’un de fiable, donc je dois être à la hauteur.

François abonde en ce sens :

Le risque financier est important. Sous-traiter veut dire que le client final vous fait confiance pour choisir la personne. Si cela se passe mal, je dois trouver une solution et cette solution peut impliquer des frais supplémentaires.

Comment s’en protéger ?

La première précaution à prendre est de tester le freelance avant de lui confier une mission importante. Nos quatre compères sont tous d’accord là-dessus.

Fabien le rappelle :

Pour les premières collaborations, limiter au maximum le périmètre pour apprendre à travailler ensemble et se faire confiance.

Il s’agit aussi de ne pas s’y prendre au dernier moment, d’abord pour avoir le temps de poser de bonnes bases, ensuite pour avoir une marge de manœuvre en cas de problème avec le freelance sous-traitant.

Il s’agit, en outre, de bien cadrer la mission.

Enfin, ne pas oublier de tracer de manière claire et contractuelle les engagements de chacun dans le cadre du projet sur lequel une sous-traitance existe. Ça signifie devis + contrat ou à minima une lettre de mission signée des deux parties.

Marine aussi :

J’essaie de définir le plus clairement possible avec les sous-traitants de contenu de ce qui est attendu d’eux. Je prends du temps pour vérifier ensuite la qualité de ce qui est produit, et je leur fais un retour constructif : ça permet de développer des relations de confiance durables avec eux.

Stéphane est du même avis :

Un devis bien détaillé qui fait office de todo clair ou cahier des charges signé, avec contrat ou lettre de mission.

Je  conseille aussi de définir des clés de paiement qui permettent d’avoir toujours la main et la motivation du freelance sur les livraisons importante du projet, ne débloquer le solde qu’après recette validée du projet.

Bien suivre le freelance quotidiennement et dès le début, faire des points réguliers (quotidiens ou hebdo selon les projets), bref l’accompagner, l’aider si besoin, mais toujours savoir ou il en est et pouvoir anticiper des plans B si des choses ne fonctionnent pas correctement. Tester ce qu’il dit avoir livré, puis re-rester et à nouveau encore avant de livrer les étapes clé au client.

Avec les freelances que tu as fidélisés, que tu connais, tu peux être plus serein, souple et cool, tu connais leurs compétences, valeurs, et même leurs travers, c’est plus simple de les manager qu’un freelance que tu ne connais pas.

Fabien conseille aussi de prendre une bonne RC Pro, lui a souscrit à l’assurance Beta Pro proposée par la MAIF* en partenariat avec Mutinerie.

Ça aide quand la collaboration commence à vraiment sentir le sapin… L’avantage est que ça couvre aussi vis-à-vis des clients malhonnêtes (malheureusement ça existe encore). La RC Pro ne permet pas de limiter les mauvaises surprises, mais elle aide à moins mal les vivre.

Quelques chiffres

#1 – À partir de combien d’années d’expérience en freelance avez-vous commencé à sous-traiter ?

François : 3eme année
Fabien : 2eme année
Marine : 1ere année
Stéphane : 1ere année

#2 – Quel est le pourcentage de votre CA que vous sous-traitez aujourd’hui ?

François : 15%
Fabien : entre 10% et 30%
Marine : entre 10% et 20%
Stéphane : entre 20 et 40%


*La MAIF soutient ce blog. Précisons que Fabien a spontanément cité la mutuelle.

Photo de couverture : novia wu
Photo #2 : Perry Grone
Photo #3 Annie Spratt

Antoine van den Broek
Rédacteur en chef d’Amédée

Indépendant, frère-fondateur de Mutinerie, penseur, acteur et témoin des nouvelles formes de travail, passionné par le développement de communautés, j’aime faire des rencontres et raconter des histoires, deux activités auxquelles je peux me livrer par la grâce d’Amédée

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