Freelance : Maîtrises-tu l’art dela visioconférence?6 minutes de lecture

Que ce soit en full remote pour les plus nomades d’entre nous ou à temps partagé pour les autres, être freelance c’est souvent expérimenter le télétravail sous toutes ses formes. Confortablement installé sur son canap’ ou dans un espace de coworking à la campagne, on peut travailler de n’importe où, mais pas n’importe comment.

Paramètre à ne pas négliger : la communication, notamment avec ses clients. Toi non plus, tu ne veux plus revivre la visio avec une connexion pourrie ou la réunion à distance où tout le monde parle sans s’entendre?

Tu trouveras ici tout ce qu’il te faut pour faire de la communication à distance, un atout.

Les bonnes pratiques d’une visioconférence réussie

Comme pour toutes réunions, il y a quelques règles à appliquer pour qu’elles soient efficaces et productives.

1. Tu organises la réunion

Certaines bonnes pratiques qu’il faut déjà maitriser pour des réunions classiques sont encore plus nécessaires en visioconférence beaucoup plus énergivore : 

  • La base : ne faire une réunion que si nécessaire, pour de l’information pure, un mail bien tourné ou éventuellement une conversation slack seront suffisants. 
  • Limiter le nombre de participants aux personnes vraiment essentielles
  • Envoyer en amont un ordre du jour détaillé et indiquer les objectifs de celles-ci (deadline, décisions à prendre, etc.) et s’y tenir
  • Indiquer une durée (attention passée 1h la concentration n’est plus franchement au rendez-vous surtout en visio) et s’y tenir
  • Désigner un rapporteur pour faire une note de synthèse

Et quelques règles qui ne s’appliquent qu’aux visioconférences :

  • S’assurer en amont que tous les participants savent utiliser l’outil, tu peux leur fournir un tutoriel rapide et te rendre disponible pour tester le service avec eux en amont
  • Etre vigilant sur la cybersécurité.
    Pour en savoir plus sur le sujet, la BPI a édité un article sur le sujet.

2. Tu participes à la réunion

Là encore,  les bonnes pratiques des réunions “classiques” ont encore plus d’impacts pour les visioconférences

  • La base : être ponctuel ! Assure-toi d’être connecté et opérationnel à l’heure dite (vidéo et micro en ordre de marche)  
  • Rester concentrer, là encore une évidence mais c’est déjà tentant de consulter ses mails en réunion mais quand l’outil te donnant accès à la réunion est lui-même un appel à la déconcentration c’est une vrai gageure d’être focus sur la conversation. Désactive toutes les notifications, éloigne le smartphone, ferme toutes les applications et onglets non nécessaires à la réunion (tu gagneras aussi en débit) 
  • Ecouter avant de parler. Là encore, c’est déjà fatiguant de faire des réunions où les participants se coupent la parole et parlent les uns sur les autres mais en visioconférence, c’est vital de s’écouter et de ne prendre la parole qu’au moment opportun. Une très bonne habitude à conserver par la suite.

Pour les visioconférences spécifiquement, s’assurer d’un bon environnement visuel et acoustique :

  • tester la luminosité : lumière du jour : positionne-toi face à la fenêtre pour ne pas être en contre-jour, lumière artificielle : installe une lumière indirecte derrière l’ordinateur et évite à tout prix l’effet projecteur du plafonnier. 
  • tester le son : l’idéal est d’avoir un casque avec micro-intégré de bonne qualité afin d’avoir un son optimal pour soi comme pour ses interlocuteurs
  • s’isoler pour éviter les interruptions intempestives

Quels outils pour réussir ma visioconférence ?

Il y a sur le marché pléthore d’outils pour faire des visioconférences mais tous ne se valent pas. Si vous êtes libre de choisir le vôtre, en voici quelqu’uns qui ont fait leurs preuves.

Il y a bien entendu les gros du secteur comme Skype de Microsoft ou Hangout de Google. Ils ont le gros avantage d’être largement utilisés ce qui facilite leur prise en main par vos contacts mais oblige les utilisateurs à avoir un compte voire à télécharger une application et limitent les fonctionnalités dans leur version gratuite. Très connues, ces solutions peuvent aussi être des portes pour les cyberattaques (attention à votre responsabilité de freelance si vos outils sont à l’origine d’un piratage chez votre client.

Voici d’autres outils que vous pouvez utiliser :

Livestorm, qui cocorico est français propose de faire des visioconférences et des webinars de qualité, en ligne, facile de mise en place, sécurisée, avec pas mal de fonctionnalités annexes (logistique et marketing). Comme les autres, il y a une version gratuite et une payante. Il n’est pas nécessaire de créer un compte pour rejoindre une réunion.

A noter : Pendant le confinement, Livestorm met gratuitement à disposition ses solutions de réunion et offre pour les 6 prochains mois 20% pour les webinars.

Jitsi meet, 100% en opensource et gratuit. Là encore, c’est une webapplication sans besoin de créer de compte pour rejoindre une réunion. Simple et sécurisé avec toutes les fonctionnalités dont on a besoin pour une bonne visioconférence.

Citons aussi Whereby, sans doute la solution la plus simple pour les invités qui n’ont qu’à cliquer sur un lien et n’ont pas à passer par des galères de téléchargement et création de compte.

Enfin, Zoom, révélation du confinement 2020, dont la version gratuite vous permet des calls de 40 minutes.

Photo de couverture Nick Fewings

Rachel Pierre
Office manager freelance

Office manager freelance, j’accompagne mes clients dans le développement de leurs projets en optimisant l’organisation de leur entreprise. Curieuse, j’aime la découverte, le partage & me lancer de nouveaux défis.

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