Freelance Prendre un stagiaire, un contrat pro et même un employé7 minutes de lecture

Fermez les yeux et représentez vous un freelance. Beaucoup nous décrirons un loup solitaire qui bosse seul depuis son canapé. Un franc-tireur qui va là où le vent le mène. Bref, dans l’idée, ce qui nous oppose aux salariés, c’est la solitude et ce n’est pas complètement faux. Mais ce n’est pas complètement vrai non plus. Alors possible de travailler en équipe quand on est freelance   ? 

Quand on associe équipe et freelance, on pense tout d’abord aux collectifs de freelances ou encore au freelance qui va sous-traiter une partie de son business à un (des) autre(s) freelance(s) pour se concentrer sur son cœur de métier. Mais une autre voie est possible : intégrer des collaborateurs au sein de sa structure. Stagiaires, étudiants en alternance et même un employé, tout est possible sans sacrifier son statut de travailleur indépendant même en micro entreprise. Alors comme ça se passe concrètement. 

Prendre un stagiaire

Administrativement, c’est le plus simple et le moins cher donc tout benef si vous avez de votre côté, du temps et la pédagogie nécessaire pour former votre stagiaire car le stage est avant tout une période de formation pour l’étudiant. 

Quelles obligations ?

  • Le stagiaire doit être inscrit dans un établissement scolaire ou universitaire ;
  • Le stage ne peut dépasser 6 mois par année d’enseignement ; 
  • Le statut de stagiaire est soumis à la réglementation sur la durée du temps de travail et des temps de repos ;
  • Le stage est formalisé par une convention signée par l’école, l’entreprise et l’étudiant. Celle-ci doit être conservée dans un registre (classeur physique ou dossier en ligne).

Les conditions de travail

Attention, vous ne pouvez demander à votre stagiaire d’être en full remote et de bosser sur son propre ordi. Vous lui devez un environnement de travail adéquat : un espace de travail, le matériel nécessaire à la réalisation des tâches à accomplir, un espace de restauration et un accès à des sanitaires. Bref si vous envisagez de prendre un stagiaire, c’est le moment de regarder les espaces de coworking du quartier.

La gratification

Au-delà de 8 semaines de stage, vous devez verser une gratification à votre stagiaire. Vous pouvez la calculer facilement sur le simulateur en ligne du service public.

A retenir : 

Vous pouvez lui verser une gratification supérieure au minimum légal mais vous aurez alors des cotisations sociales et patronales à payer sur la partie supérieure.

Si vous êtes en micro-entreprise, vous ne pouvez déduire de frais sur votre déclaration fiscale mais bénéficiez d’un abattement de 34% sur votre chiffre d’affaires réel (cotisations urssaf incluses). Attention donc, vous paierez des cotisations sur le chiffre d’affaires qui sera consacrée à sa gratification.

Assurance et protection sociale

Le stagiaire étant étudiant, il bénéficie de la sécurité sociale étudiante, ce n’est donc pas à votre charge en revanche vous restez responsable en cas d’accident du travail ou maladie professionnelle. 

Côté assurance, faites vous confirmer par votre assureur que votre responsabilité civile protège votre stagiaire quand il travaille pour vous (trajets inclus). 

Pensez également à réclamer à votre stagiaire (ou à son école) une attestation responsabilité civile assurant les éventuels dommages que votre stagiaire pourrait causer pendant son stage.  

Besoin de (re)faire le point sur les assurances professionnelles, c’est par ici.

Le contrat d’alternance

Si vous souhaitez être accompagné sur une plus longue période, vous pouvez faire appel à un étudiant dans une formation en alternance. Il existe deux profils : l’apprentissage (formation initiale) et le contrat de professionnalisation (formation continue. Le premier ne s’adresse qu’aux jeunes entre 16 et 29 ans, le second s’adresse à un public plus large. Attention, la rémunération du contrat pro est souvent plus élevée et les aides moins importantes.

Formalités

L’entrepreneur doit justifier d’au moins deux ans d’expérience dans le domaine de la formation. 

L’étudiant a un statut de salarié, outre les conditions de travail identiques à celles détaillées pour les stagiaires, il a droit aux congés payés et au congé maternité/paternité. Vous vous devez également de lui établir un bulletin de salaire et de faire une déclaration sociale nominative mensuelle sur net-entreprise. Enfin il est payé sur la base d’un temps plein, il faut donc le rémunérer également les jours où il est à l’école. 

Pour contractualiser son embauche, il faut transmettre le CERFA pré-rempli par l’école et complété par vos soins à l’OPCO (opérateur de compétences aka l’organisme en charge du financement de la formation professionnelle)  de votre secteur d’activité. Attention, le dossier doit être déposé au plus tard dans les 5 jours suivants le début d’exécution du contrat. 

Rémunération

La rémunération est un pourcentage du SMIC. Elle dépend du niveau d’étude, de l’âge de l’alternant et du nombre d’années d’alternance qu’il a pu faire précédemment. Là encore, le service public a mis à disposition un simulateur

Viennent s’ajouter à celle-ci les cotisations sociales et patronales (variables selon le statut de l’étudiant et des aides auxquelles vous pouvez prétendre) et la prise en charge des frais de scolarité. 

Comme pour l’embauche d’un stagiaire, il faut garder en mémoire qu’en micro-entreprise, vous ne pourrez déduire ces frais de vos déclarations.

Mais bonne nouvelle, un certain nombre d’aides existent : 

  • exonération partielle ou totale des charges patronales ; 
  • subventions allant jusqu’à 4000€ en temps normal et jusqu’à 8000€ depuis le début de la crise sanitaire pour les apprentis ; 
  • aide de Pôle Emploi de 2000€ pour les contrat pro ; 
  • prise en charge partielle ou totale des frais de scolarité par l’OPCO.

Assurance et protection sociale

Par les cotisations sociales déduites de son brut, l’alternant est protégé par le régime général de la sécurité sociale, vous devrez de votre côté demander une immatriculation à la sécurité sociale pour l’entreprise et l’alternant. En revanche, vous devez lui proposer une mutuelle d’entreprise, qu’il peut refuser s’il est déjà protégé par une mutuelle étudiante ou celle de ses parents par exemple (attention, il doit fournir un justificatif répondant aux critères de l’URSSAF) 

Pour l’assurance, comme pour le salarié, prenez soin de vérifier votre RC pro et sa RC personnelle et son assurance habitation en cas de télétravail.

Embaucher un salarié

Et oui, vous pouvez même faire appel à un professionnel chevronné pour vous épauler dans votre aventure professionnelle. Même en micro-entreprise, rien ne vous l’interdit légalement. 

En revanche, ça reste un sacré challenge au vu des obligations liées à l’embauche d’un salarié et des contraintes liées au statut de micro-entrepreneur. 

Côté embauche d’un salarié, vous devrez :

  • lui fournir un contrat de travail
  • faire une DPAE (déclaration préalable à l’embauche) auprès de l’URSSAF, puis déclarer la DSN chaque mois
  • vous affiliez à un centre de médecine du travail et lui faire passer des visites
  • lui verser un salaires sur lequel vous paierez des cotisations sociales et patronales
  • lui proposer une mutuelle d’entreprise
  • prendre en charge 50% de son éventuel abonnement de transport en commun et 100% de ses frais de déplacements pro hors du trajet domicile-travail. 
  • lui fournir le matériel nécessaire à la réalisation de sa mission
  •  vous immatriculer à la sécurité sociale (ainsi que votre salarié)
  • vous immatriculer à l’assurance chômage 
  • vous immatriculer à une caisse de retraite

 Pour vous faciliter la vie, surtout pour un CDD, vous pouvez passer par le TESE (titre emploi service entreprise) en adhérant sur le site de l’URSSAF, cette formule permet de se décharger d’un bon nombre d’obligations légales. 

Côté contraintes liés à la micro-entreprise :

Comme dit précédemment, tous les frais engendrés par cette embauche ne seront pas pris en compte dans le calcul des cotisations liés à votre chiffre d’affaires. Mais surtout en tant que micro-entreprise, votre chiffre d’affaires est plafonné, en embauchant un salarié, tout ce qu’on vous souhaite, c’est que votre chiffre d’affaires décolle mais dans ce cas vous devrez sortir de ce statut avantageux. 

Ça reste donc une possibilité à actionner qu’en cas de besoin ponctuel ou avant de sauter le pas et de passer votre entreprise sous un autre statut si vous sentez que c’est le moment de passer un cap et de poser votre chapeau de cow boy solitaire. 

Dans tous les cas, si vous envisagez de déléguer une partie de votre activité, c’est le bon moment pour documenter ses process. 

Photo de couverture : Aleksandra Sapozhnikova

Rachel Pierre
Office manager freelance

Office manager freelance, j’accompagne mes clients dans le développement de leurs projets en optimisant l’organisation de leur entreprise. Curieuse, j’aime la découverte, le partage & me lancer de nouveaux défis.

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