C’est toujours pareil, un nouveau projet débute et là c’est la course aux informations. Un projet en arrêt qui reprend et c’est le trou noir. Où suis-je, où vais-je ? Ça te parle  ?

Il existe un antidote à cette malédiction : la documentation. Documenter ses projets est une solution à la portée de tous pour monter en compétence et être plus performant dans son travail sans gaspiller son temps et son énergie.

En plus de réaliser mon projet, je devrais perdre du temps à le documenter ? Il vaut mieux que je garde ce temps pour réaliser un autre projet chez un autre client! Le temps, c’est de l’argent. C’est peut-être ce que tu te dis en débutant la lecture de cet article.

En effet, le processus de documentation des projets peut paraître long et fastidieux pour un gain qui ne saute pas aux yeux. Et pourtant les bénéfices à en tirer sont multiples à commencer, même si c’est contre-intuitif, par un gain de temps et d’énergie sur le long terme. 

Économiser son temps et son énergie

Et oui prendre le temps de rédiger les process et documenter ses projets permet de gagner du temps au quotidien. Quand on est freelance et qu’on jongle avec plusieurs clients, il faut pouvoir switcher rapidement d’un sujet à un autre. Un support écrit permet de retrouver ses marques immédiatement. Encore plus si vous avez des tâches récurrentes à réaliser pour ces clients. Disons une fois par mois. C’est long un mois de freelance, c’est rempli de tout un tas de choses différentes, on a largement le temps d’oublier toutes les petites actions qui permettent de réaliser la tâche mensuelle correctement. Rédiger un process détaillé permet de ne rien manquer et de l’effectuer bien plus vite et sans erreur.  

Viser l’amélioration continue

Le second bénéfice est la possibilité d’améliorer ses process rapidement. En effet, un process pénible à rédiger peut-être le reflet d’un process pénible à réaliser, comprenant trop d’étapes, trop d’intervenants, etc. donc possiblement source d’erreurs. En l’écrivant, il est facile d’identifier les points à améliorer et de voir comment le simplifier. 

Faciliter la reprise des projets

Tu peux être amené à mettre en pause un projet chez un client. Le client n’a plus le budget pour celui-ci, il y a une urgence à traiter qui passe en priorité, etc. Un projet en pause n’est pas un projet mort. Ce qui veut dire que tôt ou tard tu vas devoir te remettre dessus. Si tu avais documenté l’avancée de ton projet quand tu devras revenir dessus parfois des mois plus tard, ton cerveau et ton client te remercieront de pouvoir reprendre le sujet comme si tu l’avais arrêté la veille. 

Simplifier la passation

Une fois ta mission terminée, tu vas devoir passer la main à ton client ou à un confrère selon ton job. Or ce moment est déjà un moment intense dans la vie du projet. C’est la dernière image que ton client gardera de toi. C’est aussi le moment où il doit te payer le solde de ta prestation. Si tu as documenté ton projet tout du long, tu n’auras pas à le faire spécifiquement à ce moment-là et tu donneras une image professionnelle jusqu’au bout. 

Tout comme l’onboarding, l’offboarding d’un client, ça se soigne.

Gagner en visibilité

En tant que freelance, ton professionnalisme et ta réputation sont tes meilleurs atouts commerciaux. Alors cette image professionnelle, c’est tout au long du projet que tu dois la travailler. Et pour ça, le faire-savoir est aussi important que le savoir-faire. La documentation de tes réalisations offre la possibilité à ton client d’être rassuré sur la qualité de ton travail et sur l’avancée de celui-ci. 

Appliquer une méthode

Last but not least, documenter tes projets te donne des process et des modèles que tu peux dupliquer pour les prochains. Couplé au process d’amélioration continue, c’est un gain de temps que tu t’offres sur chaque nouveau projet. Cette méthode, c’est aussi ce qui te permet d’augmenter ton TJM puisque tu seras plus rapide et plus compétent pour réaliser tes projets. 2 qualités que recherchent les clients en priorité. Donc au choix, tu peux prendre plus de projets, mieux payés ou profiter de ce temps gagné pour te former, monter un side project ou simplement profiter de la vie. Ce qui, il faut bien l’avouer, est quand même une des raisons pour lesquelles on se lance en freelance.

Utiliser les bons outils

Pour simplifier au maximum la documentation de tes projets, utilise les bons outils. A commencer par Notion qui te permet de créer des templates duplicables avec une multitude de formats disponibles, de faire une mise en page hyper lisible, de partager tes notes, etc. Notion est idéal pour faire des fiches claires, détaillées et bien classées.

Dans le même style, OneNote de Microsoft permet une grande liberté dans la création et la mise en page tout en offrant un cadre suffisant pour ordonner ses notes. 

Besoin de mettre de l’ordre dans tes idées avant de te lancer dans la rédaction, un outil de mind mapping peut t’aider à dégager les grands axes

Soigner la forme

Impose toi de rédiger tous tes process dans un même format, ton œil y sera habitué et retrouveras en deux secondes les informations utiles. 

Il faut que les notes soient suffisamment détaillées, explicites avec les liens utiles vers les documents, sites, dossiers, etc.  auxquels tu fais référence, des mots clefs qui permettent de catégoriser le contenu de tes notes, des images et des schémas qui t’aideront à visualiser les concepts. Évite le style littéraire, vise plutôt le niveau notice médicamenteuse. 

Quand tu rédiges un processus, pars du principe qu’une personne qui ne le connaît pas doit pouvoir à partir de tes notes, réaliser l’ensemble des tâches pour aboutir à l’objectif. 

Se fixer des objectifs

Justement, parlons objectif. Le but de chaque process est d’atteindre un objectif, de réaliser une tâche. Donc avant de rédiger la façon de faire, commence par réfléchir à l’objectif visé et note le en en-tête. Là encore, c’est un reminder bien précis qui saura activer tes neurones le moment voulu. 

S’imposer une régularité

Écrire des process, c’est bien. Les utiliser c’est mieux. Et qu’ils restent utilisables et ne pas faire de la documentation pour l’amour de l’art, il faut les tenir à jour. Donc en fonction du rythme de tes projets et de la vitesse à laquelle les choses bougent dans ton secteur, pense à relire, au moins une fois par an, tes process pour supprimer les éléments obsolètes, remettre les bons liens. Indiquer les nouvelles deadlines. Bref tout ce qui te permettra de garder ta documentation fiable pour te reposer dessus encore et encore. 

En bref, documenter ses projets, c’est s’offrir la possibilité de travailler sereinement sans gaspiller son énergie et conserver tous ses efforts pour ce qui est important : réussir sa mission. 

Photo de couverture : Fa Barboza