Tête dans le guidon, tu enchaines les tâches sans trop savoir où tu en es. Perdu dans ta to-do à rallonge, tu ne te souviens de ce truc hyper important à faire pour Big Client qu’au moment de te mettre au lit. Tu cumules les post-its doublés de rappels sur ton smartphone triplés de notes indéchiffrables (merci l’écriture intuitive) tapées à la va-vite avant de filer à un autre rendez-vous.  Aurais-tu besoin d’un peu d’aide pour transformer ta to-do de pire ennemie à meilleure amie ?

Question importante pour qui veut prétendre à donner des conseils. Il se trouve que j’ai la chance d’exercer le passionnant métier d’office manager qui plus est en freelance. L’office manager est une espèce d’hydre à têtes multiples (mais en plus sympa) qui peut prendre en charge tous les sujets dits “supports” d’une entreprise : il peut être amené à gérer la mise aux normes de l’ascenseur, établir la politique de déplacements professionnels et implanter le nouveau CRM tout en gérant la paie et la facturation.  Et là, tu comprends en quoi avoir une bonne méthodo pour sa to-do est primordiale quand on doit jongler avec autant de sujets. Étant freelance, je sais que la to-do d’un indépendant peut être aussi tentaculaire que celle d’un office manager.

Pas de bon ouvrier sans bon outil, là c’est pareil. Oublie les post-its, passe au numérique. Si tu es un tant soit peu mobile dans ton boulot, une application qui se synchronise entre ton téléphone et ton ordi te fera gagner un temps fou.

Personnellement, j’adore OneNote (version office 2016 pour être précise) car cette app permet d’être à la fois rigoureux et créatif dans son organisation mais si tu préfères Trello ou Notion ou tout autre app qui te permet de faire plusieurs listes sur une même page, libre à toi. Et si vraiment tu as une passion pour le papier, le bullet journal peut être une solution.

Assez parlé, rentrons dans le vif du sujet : la méthode.

Pour la base, je n’ai pas réinventé la roue, j’ai repris le fonctionnement de la matrice d’Eisenhower. Pour chaque tâche à faire, tu lui appliques un niveau d’urgence et un niveau d’importance.

Attention à ne pas se laisser influencer par le niveau d’urgence et/ou d’importance que lui accorde la personne qui te confie cette tâche.

Ca peut sembler être une perte de temps mais c’est en réalité un gain de temps et d’énergie par la suite. D’ailleurs dans ma version de la matrice, il n’y a pas de colonne “urgent”.

Ensuite dans la matrice originale, on passe les tâches au tamis et ça donne :

• activités importantes et urgentes : tâches à exécuter immédiatement et soi-même ;
• activités importantes mais peu urgentes : tâches à planifier et exécuter soi-même ;
• activités urgentes mais peu importantes : tâches à déléguer rapidement ;
• activités peu urgentes et peu importantes : tâches inutiles à abandonner.

Si tu le souhaites, tu peux lire le détail ici :  Matrice d’Eisenhower

Pour ma part, j’ai modelé les catégories ci-dessus qui ne collaient pas tout à fait à ma réalité. Par exemple, je n’abandonne pas toutes les tâches non urgentes et non importantes car non traitées, elles peuvent finir par générer des problèmes sur d’autres tâches.

Sur la page de mon bloc-note OneNote, j’ai donc 4 catégories :

• les tâches importantes : celles que je doit réaliser moi-même et dans un délai raisonnable. Pour celles qui ont des deadlines vraiment proches, je le signifie par un indicateurs (un des atouts de OneNote 2016, les indicateurs personnalisables et l’affichage par indicateur) ;
• les tâches pour lesquelles je suis dépendante d’une action d’une autre personne : les questions à poser, les relances, les suivis de projet. Ce n’est pas à moi de réaliser ces tâches mais si je ne garde pas trace de celles-ci, si je ne m’assure pas qu’elles sont faites ou si je n’obtiens pas de réponse, je me retrouve bloquée à un moment ou un autre. Le truc chronophage et énergivore par excellence ;
• les tâches autres que je fais quand j’ai un peu de temps. Et quand je sais que je ne vais pas avoir de bande passante pendant un certain temps, je m’astreins à les caler dans mon planning, une à la fois, afin que cette liste ne devienne pas une montagne insurmontable ;
• j’ai une dernière catégorie séparée des autres : la facturation et le recouvrement que je gère pour mes clients et pour mon activité. De la séparer me permet de mieux piloter ce sujet au combien sensible.

Ces catégories, tu t’en doutes, ne sont pas figées. Elles évoluent dans le temps.

Petite précision, cette organisation correspond à ma to-do-list généraliste (ou complète). Si je dois manager un projet, je vais d’abord l’appréhender sous forme de mindmap puis le passer à la moulinette du diagramme de gantt pour pouvoir intégrer les tâches à ma to-do list (mange l’éléphant qu’ils disaient).

Donc formellement, comment je fais vivre cette to-do list dans le temps ?

Tout d’abord pour me retirer de la charge mentale, je note dans un calendrier toutes les tâches qui reviennent chaque année à la même période, notamment toutes les échéances administratives. 

De même si des tâches se répètent chaque mois, je les note une bonne fois pour toutes.

Ensuite, chaque mois, j’ouvre une page to-do list avec les 4 catégories précédentes dans lesquelles je viens mettre en début de mois les éventuelles deadlines du calendrier annuel, les tâches récurrentes et celles du mois précédent non finalisées. Au fil du mois j’ajoute les nouvelles.

Enfin chaque jour, je dispatche les tâches en fonction des sujets à traiter en priorité. Je tente de m’organiser par bloc de temps en respectant mon rythme (tâches qui demandent de la concentration le matin ou en fin de journée, tâches “sociales” en milieu de journée). Je garde aussi des journées plus calmes dans la semaine où je suis moins sollicitée pour pouvoir avancer sur les projets au long court par exemple.

Quand une tâche est terminée, je la coche. Chaque semaine, je passe dans la “done list” tout ce qui a été réalisé.

Ça permet de visualiser le travail accompli, ce qui est bien meilleur pour le moral qu’une to-do list se remplissant sans fin tel le tonneau des Danaïdes.

Couplé à un suivi du temps, ça permet l’analyse des sujets chronophages demandant un ajustement (processus à améliorer, outil mal configuré, etc.).

C’est enfin un moyen de présenter à tes clients le travail accompli au moment de facturer et en tout état de cause à leur opposer en cas de conflit.

Bien entendu, comme beaucoup, j’ai tendance à être optimiste sur le nombre de tâches que je peux réaliser chaque jour et mon programme est au final très souvent chamboulé mais cette méthode m’offre justement le luxe d’avoir des jours qui se transforment en joyeux bordel car je ne perd jamais de vue mes objectifs, ni ce que je dois accomplir pour les atteindre. 

Tu es motivé, chaud bouillant pour mieux t’organiser ? Tu peux aussi aller jeter un coup d’oeil à : Freelance organise-toi

Ou c’est trop pour toi ? fais appel à un office manager qui va t’accompagner pour tout mettre au carré sur tes projets .

Photo de couverture : Glenn Carstens-Peters